Buchhaltung automatisieren: Vorteile, Schritte & Beispiele

In 7 Schritten von der manuellen zur automatisierten Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchhaltung hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung erlebt und ist zu einem entscheidenden Instrument für Unternehmen geworden, um ihre Finanzprozesse zu optimieren. Sie verspricht nicht nur eine Entlastung von zeitraubenden Aufgaben, sondern bietet auch die Möglichkeit, wertvolle Daten zu nutzen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Inhalt

Was bedeutet automatisierte Buchhaltung?

Um die Buchhaltung automatisieren zu können, benötigen Sie zunächst eine grundlegende Voraussetzung: Ihre gesamte Buchhaltung muss innerhalb eines zentralen, integrierten Systems stattfinden. Dort fließen alle Daten zusammen, die in den Abläufen benötigt werden.

Das Gesamtsystem kann neben der eigentlichen Buchhaltungssoftware weitere separate Lösungen umfassen: etwa das Online-Banking, eine Software zur Zeiterfassung oder die des Steuerberaters (z. B. DATEV). Jedoch müssen all diese Lösungen Daten über Schnittstellen austauschen können.

Automatisiert muss nicht bedeuten, dass alle Prozesse und Workflows ohne menschliche Beteiligung gesteuert werden. Buchhaltung ist zu wichtig, um sie komplett Algorithmen zu überlassen. Die Software soll Sie und Ihre Mitarbeitenden unterstützen. Für jeden einzelnen Geschäftsprozess entscheiden Sie, wie stark Sie ihn automatisieren:

  • Einfache, häufig wiederholende Routineaufgaben lassen sich vollständig automatisieren – wie das Einlesen von Belegen, die Rechnungsverarbeitung oder die Zusammenstellung von Kennzahlen für Berichte.
  • Andere Aufgaben können teilweise automatisiert werden. Die Software kann etwa Vorschläge machen, eine Person muss diese freigeben; bspw. beim Versand von Mahnungen.
  • Wieder andere Aufgaben mögen kritisch oder anspruchsvoll sein, wie die Erstellung von Projektangeboten. In diesem Fall könnten Sie den kompletten Prozess selbst steuern.

Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Automatisierte Buchhaltungsprozesse bieten zahlreiche Vorteile, die den Unternehmenserfolg langfristig steigern.

Vorher Nachher
Zeitaufwändig und ineffizient:

Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit Dateneingabe und -übernahme, Überprüfung und Korrektur von Fehlern.
Gesteigerte Effizienz und Skalierbarkeit:

Automatisiertes Rechnungswesen reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt für eine enorme Zeitersparnis. Ihr Unternehmen kann wachsen, ohne dass der Aufwand in der Buchhaltung steigt.
Fehleranfällig:

Tipp- und Übertragungsfehler verfälschen die Finanzinformationen und können ernste Folgen nach sich ziehen.
Immer korrekte Daten:

Finanzdaten werden automatisch korrekt erfasst, validiert und verarbeitet. Ihre Datenqualität ist zuverlässig hoch.
Daten-Silos und doppelte Datenhaltung:

Daten sind in verschiedenen Tools und Abteilungen verstreut. Sie werden mehrfach eingegeben und gepflegt; dadurch sind sie oft inkonsistent.
Single Point of Truth:

Ein zentrales, integriertes Buchhaltungssystem dient als „Single Point of Truth“. Daten müssen nur einmal erfasst werden und sind dann überall verfügbar – und immer aktuell.
Intransparenz und fehlende Übersicht:

Fehlende Echtzeit-Einblicke erschweren fundierte Entscheidungen. Berichte basieren auf veralteten Daten und müssen mühsam von Hand erstellt werden.
Auswertungen/Berichte mit Echtzeitdaten:

Verantwortliche haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Finanzdaten. Reports und Auswertungen können mit wenigen Klicks erstellt werden.
Verzögerte Zahlungsein- und -ausgänge:

Rechnungen, Quittungen und Zahlungserinnerungen werden manuell erstellt; ebenso Zahlungen durchgeführt. Vorgänge dauern lange oder werden übersehen.
Mehr Liquidität und gute Geschäftsbeziehungen:

Die automatisierte Abwicklung beschleunigt Ein- und Auszahlungen. Dies verbessert Ihre eigene Liquidität und stärkt die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.
Compliance- und Sicherheitsrisiken:

Manuelle Prozesse erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen. Unzureichende Dokumentation und unsichere Datenspeicherung gefährden sensible Informationen.
Vorgaben von GoBD und Datensicherheit erfüllt:

Alles wird automatisch nach Vorschrift durchgeführt und lückenlos dokumentiert. Ihre Finanzdaten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
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Arbeitsalltag erleichtern:

8 Finanzprozesse, die Sie automatisieren können

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In 7 Schritten von der manuellen zur automatisierten Buchhaltung

Viele Buchhaltungstools sind noch nicht für die Automatisierung bereit. Wie gelangen Sie vom Status quo möglichst schnell zu Ihrem Idealbild der zukünftigen Buchhaltung? Mit den folgenden sieben Schritten erhalten Sie einen praktischen Leitfaden für die Transformation.

1. Ist- und Anforderungsanalyse

Der erste Schritt umfasst die Beschreibung Ihrer momentanen Situation und wo Sie gerne hin möchten. Beschreiben Sie die aktuellen Prozesse im Rahmen Ihrer Finanzbuchhaltung (Fibu):

  • Wer macht was, in welcher Reihenfolge?
  • Welche Informationen werden dazu jeweils gebraucht?
  • Welche Ergebnisse werden erzielt?
  • Wo werden die Ergebnisse weiterverarbeitet?

Dokumentieren Sie alles, z. B. in Flussdiagrammen (Flow Charts). Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen und jeden Klick erwähnen. Es sollte in Aufgaben oder Anwendungsfällen (Use Cases) gedacht werden.

Beispiele:

  1. Täglich morgens Zahlungseingänge im Online-Banking überprüfen.
  2. Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abgleichen und betreffende Rechnungen auf Status „bezahlt“ setzen.
  3. Zahlungseingänge auf die Konten buchen.
  4. Prüfen, ob die Zahlungsfrist bei offenen Rechnungen überschritten wurde.

Es sollte auch die technische Landschaft Ihrer Buchhaltung erfasst werden, inklusive vorhandener Systeme und Schnittstellen (z. B. zum Online Banking).

Als nächstes definieren Sie, ausgehend vom Ist-Zustand, welche Anforderungen Ihre zukünftige Buchhaltung erfüllen muss und was Sie erreichen möchten. Es kann hilfreich sein, zu beschreiben, wie die erforderlichen Abläufe idealerweise funktionieren und wie die Ergebnisse aussehen sollen.

Beispiele:
  1. Alle Vorgänge im Online-Banking werden täglich automatisch in die Buchhaltung importiert.
  2. Rechnungen, zu denen ein Zahlungseingang erkannt wird, werden automatisch als „bezahlt“ markiert.
  3. Für alle Vorgänge werden automatisch Buchungsvorschläge angelegt, die nur noch bestätigt werden müssen.
  4. Bei überfälligen Rechnungen wird eine Warnung angezeigt; die Zahlungserinnerung kann mit einem Klick versendet werden.

Wichtig ist es auch, die sogenannten nichtfunktionalen Anforderungen zu berücksichtigen, die nicht direkt mit den Buchhaltungsaufgaben zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem folgende Aspekte:

  • Anzahl und Art der Nutzer:innen
  • Rechte-/Rollenverwaltung
  • Datensicherheit
  • Hosting
  • Wartung, Updates, Support
  • Budgetrahmen

Nicht zuletzt sollten messbare Ziele formuliert werden, die Sie mit der Automatisierung der Buchführung erreichen möchten. Identifizieren Sie dafür relevante Kennzahlen (KPIs) – etwa den Arbeitsaufwand für spezifische Tätigkeiten oder die Durchlaufzeit für bestimmte Prozesse. So könnte ein Ziel lauten, den Aufwand für die Erstellung von Berichten um die Hälfte zu senken.

Tipp:
Beziehen Sie in dieser Phase alle Beteiligten ein: Personal in der Buchhaltung, Geschäftsführung und externe Partner wie die Steuerberatung. Fragen Sie deren Bedürfnisse und Erwartungen ab und integrieren Sie diese in Ihre Überlegungen.

2. Auswahl der Software und des Dienstleisters

Mit Ihren definierten Anforderungen machen Sie sich nun auf die Suche nach potenziell passenden Softwarelösungen. Prüfen Sie, ob Ihre Anwendungsfälle durch die Funktionalität der Software abgedeckt werden. Einfach ausgedrückt: ob Sie mit der Software das erledigen können, was Sie möchten. Zudem sollten Ihre nichtfunktionalen Muss-Kriterien erfüllt werden: etwa ob das System in der Cloud betrieben oder selbst gehostet wird oder ob es zum Budgetrahmen passt.

Wenn Sie zwei bis drei geeignete Lösungen ausgewählt haben, nehmen Sie Kontakt mit dem Hersteller oder einem Dienstleister auf. Vereinbaren Sie eine Produktdemo und lassen Sie sich die einzelnen Use Cases live vorführen. So gewinnen Sie den besten Eindruck, ob und wie die Software Ihre Unternehmensprozesse abbilden kann. Außerdem bekommen Sie ein Gefühl, wie es ist, mit dem Tool zu arbeiten, ob alles intuitiv und benutzerfreundlich wirkt.

Wenn die Funktionalität passt, können Sie anschließend die spezielleren technischen Anforderungen prüfen. Ist die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware gefallen, holen Sie sich Angebote ein und fixieren den Vertrag.

3. Implementierung

Dienstleister haben jahrelange Praxiserfahrung und unterstützen Sie bei der reibungslosen Implementierung der neuen Buchhaltungslösung. Der genaue Projektablauf hängt von Ihren Anforderungen und der Software-Art ab: Eine Cloud-Software kann sofort nach der Anmeldung genutzt werden. Sie muss nur konfiguriert werden. Eine selbst gehostete Software wird dagegen zunächst auf Ihren Servern installiert und eingerichtet.

Je mehr individuelle Anforderungen Sie haben, desto mehr Aufwand ist für Anpassung oder Programmierung nötig – und desto höher sind die Kosten. Deshalb ist es empfehlenswert, sich möglichst am Standard der Software zu orientieren und sich daran anzupassen. Die Standardprozesse sind bewährt und eignen sich für die meisten Unternehmen. Beschränken Sie Individualisierungen auf die Prozesse, wo es nicht anders geht.

4. Test und Optimierung

Vor der Inbetriebnahme muss das Buchhaltungssystem ausgiebig getestet werden. Damit können Sie teilweise schon während der Implementierungsphase beginnen, für fertig gelieferte Funktionen. Die Softwarehersteller stellen dafür Testpläne bereit, die an Ihre Szenarien angepasst werden. Ihre Mitarbeitenden spielen alle Anwendungsfälle mit Echtdaten durch. So können Fehler oder Buchhaltungsprozesse, die nicht reibungslos funktionieren, identifiziert werden.

Sammeln Sie das Feedback und übergeben Sie es dem Dienstleister, der daraufhin Korrekturen durchführt. Die neue Buchhaltungssoftware sollte erst produktiv genutzt werden, wenn alles zuverlässig funktioniert.

5. Change Management

Das neue automatisierte System wird die Arbeitsweise in der Buchhaltung stark verändern und Ihren Mitarbeitenden Anpassungen abverlangen. Deshalb benötigen Sie deren Unterstützung. Beschäftigte könnten befürchten, dass sie mit dem neuen Buchhaltungsprogramm überfordert sind oder es ihren Arbeitsplatz überflüssig macht. Wenn Ihre Mitarbeitenden das Projekt aus diesen Gründen ablehnen, wird es mit hoher Wahrscheinlichkeit scheitern.

Deshalb begleiten Sie die Transformation Ihrer Buchhaltung mit Maßnahmen des Change Managements. Beginnen Sie damit, sobald die Entscheidung für das Vorhaben gefallen ist – nicht erst nach der Einführung. Sie sollten die Beteiligten von Anfang an in die Entscheidungsprozesse einbeziehen oder sie zumindest umfassend informieren. Erklären Sie wiederholt und geduldig, warum Sie die Buchhaltung verändern möchten; wie das Unternehmen und jeder einzelne davon profitiert.

Ihre Führungskräfte sollten in dieser Phase ansprechbar sein und ein offenes Ohr für die Sorgen der Beschäftigten haben. Bei einigen Personen wird sich das Aufgabengebiet ändern. Sprechen Sie darüber offen und unterstützen Sie die Betroffenen frühzeitig durch gezielte Weiterentwicklungsmaßnahmen.

6. Mitarbeitende schulen

Schulungen gehören ebenfalls zum Change Management. Ihr Personal muss lernen, die Software korrekt zu bedienen. Außerdem sollen Berührungsängste abgebaut und schnelle Erfolgserlebnisse geschaffen werden. Dies fördert die Akzeptanz.

Die neuen Abläufe lassen sich am besten direkt in Ihrem eigenen System mit Echtdaten erlernen. Das Training kann starten, sobald die ersten Standardprozesse eingerichtet sind. Neben dem Training on the job können begleitende Seminare oder E-Learning-Kurse angeboten werden.

7. Prozesse schrittweise automatisieren

Nach Einführung der Buchhaltungssoftware ist die Automatisierung ein fortlaufender Prozess, den Sie in Ihrem eigenen Tempo gestalten. Es ist Vertrauen notwendig, um einer Software die Kontrolle über wichtige Geschäftsabläufe zu überlassen. Dieses bauen Ihre Mitarbeitenden auf, je länger sie mit ihr arbeiten.

Beginnen Sie bei der Automatisierung mit Prozessen, die

  • häufig vorkommen
  • viel manuellen Aufwand verursachen
  • niedrige Anforderungen haben oder wenig Know-how erfordern.

Ein typisches Beispiel dafür ist die Erfassung von PDF-Belegen: eine Arbeit, die niemand gerne täglich macht, und bei der einer Maschine wahrscheinlich weniger Fehler unterlaufen als Menschen.

Bei anderen Buchhaltungsprozessen kommen unterschiedliche Fälle vor, die Entscheidungen erfordern. Dort können Sie die Software zunächst nur automatisierte Vorschläge oder Empfehlungen machen lassen. Wenn Sie nach einer Weile feststellen, dass die Vorschläge fast immer passen, können Sie den Vorgang automatisieren – und eine Regel einstellen, dass Sie bei Sonderfällen benachrichtigt werden möchten.

Beispiele für häufig automatisierte Prozesse

  • Eingangsrechnungen verarbeiten (Belegerkennung, Buchungen)
  • Klassifizierung von Ausgaben nach Kategorien und Kostenstellen
  • Überwachung von Zahlungsfristen, Mahnwesen
  • Berechnung von Kennzahlen, Erstellung von Liquiditätsvorschauen und anderen Reportings
  • Abgrenzungen zwischen mehreren Gesellschaften (einkaufs- und verkaufsseitig)
  • Fakturierung und Rechnungsstellung
  • Versenden von Dokumenten
  • Automatische Erkennung der Mehrwertsteuer (Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung gegenüber dem Finanzamt vermeiden)
  • Zahlungen an Lieferanten
  • Transaktionen synchronisieren und Finanzdaten in Echtzeit aktualisieren

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