In nur 3 Schritten zum optimalen Performance Management in Ihrem Unternehmen

Juni 22, 2022
Performance Management

Unternehmen, denen es nicht gelingt, ihre Mitarbeitenden zu Bestleistungen zu motivieren, riskieren oftmals ihren Erfolg. Entsprechend ist effektives Performance Management besonders wichtig, um Unternehmensziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch was bedeutet Performance Management für Ihr Unternehmen, wie funktioniert der Prozess und wie lässt es sich verbessern?

Inhalt:

1. Was ist Performance Management?

Das Performance Management (Leistungsmanagement) ist eine Kernfunktion im HR Bereich. Es bezeichnet sämtliche Prozesse und Aktivitäten, die auf die Steuerung und Kontrolle der Leistungen – also der  „Performance“ – in einem Unternehmen abzielen.

Dabei lässt sich das Unternehmen in verschiedene Leistungsebenen gliedern. Neben der Leistung einzelner Mitarbeitenden (Mitarbeiterebene), spielt auch die Performance im Team (Teamebene) sowie in der gesamten Abteilung (Abteilungsebene) eine wichtige Rolle. Performance Management ist somit organisationsübergreifend ausgerichtet und legt Wert auf mehrere Dimensionen.

2. Ziele des Performance Managements

Ziel des Performance Managements ist es in erster Linie, die Leistung Ihrer Mitarbeitenden, Ihres Teams und Ihrer Abteilungen stets im Blick zu haben und positiv zu beeinflussen. So können Sie Unternehmensziele erreichen und das Potenzial Ihres Unternehmens voll ausschöpfen. Das gelingt vor allem, indem Sie die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden vorantreiben.

Hier einige Beispiele für Unternehmensziele:

  • Erfolgsziele, z. B. Gewinn erhöhen
  • Finanzziele, z. B. Zahlungsfähigkeit erhalten
  • Marktziele, z. B. Marktanteil erhöhen
  • Soziale Ziele, z. B. Arbeitsplätze sicherstellen
  • Prestigeziele, z. B. Image oder Unternehmensphilosophie wahren
  • Ökologische Ziele, z. B. Produktion nachhaltiger gestalten

Mithilfe des Leistungsmanagements schaffen Sie für Ihr Unternehmen beste Voraussetzungen für eine produktive wie auch effiziente Belegschaft, die sich einfacher an Geschäftsveränderungen anpasst, nachhaltiges Wachstum erzielt und wettbewerbsfähig bleibt. Kurzum: Performance Management steigert die Effizienz und spart Zeit

3. Performance Management bei Mitarbeitenden

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Leistungen verbessern können, sollten Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen. Zum einen ist die Bereitstellung von Arbeitsmitteln grundlegend. Zum anderen sollten Sie Aufgaben unter Mitarbeitenden angemessen verteilen. Ein attraktives Weiterbildungsangebot unterstützt Ihre Fachkräfte außerdem bei ihrer persönlichen wie auch fachlichen Entwicklung. Wichtig ist es auch, angestrebte Leistungsziele gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden festzulegen

4. Grundlage eines erfolgreichen Performance Management Prozesses

Bevor wir auf die einzelnen Schritte im Performance Management Prozess eingehen, schauen wir uns zunächst die vier Bestandteile an, die bei der Gestaltung dieses Prozesses berücksichtigt werden sollten. Sie stehen im Zusammenhang miteinander und verstärken sich idealerweise gegenseitig

Dabei handelt es sich um Folgende: 

Schritte beim Performance Management

Damit ein Unternehmen seine Ziele erreicht und das Potenzial voll ausschöpft, benötigen Sie ein effektives Performance Management.

Dieses besteht in der Regel aus drei Schritten, die sich in jedem Unternehmen umsetzen lassen:

SCHRITT 1:

Zielvereinbarung

Zunächst gibt es ein Gespräch zur Zielvereinbarung. Jährliche Zielvereinbarungsgespräche oder Mitarbeitergespräche sind allerdings nicht mehr zeitgemäß. Vereinbaren Sie stattdessen öfter solche Gespräche und legen Sie dabei mit den einzelnen Mitarbeitenden individuelle Mitarbeiterziele fest, um das Leistungsmanagement zu optimieren.

Grundsätzlich lassen sich Ziele nach Unternehmensebene unterscheiden: Individualziele für einzelne Mitarbeitende, Teamziele und Abteilungsziele – alle jeweils von den übergeordneten strategischen Unternehmenszielen abgeleitet.

Die Zielvereinbarung sollte nach dem SMART-Prinzip erfolgen: 

Spezifisch

Messbar

Attraktiv

Realistisch

Terminiert

Eine weitere Methode zum Ziel und Performance Management sind die Objectives & Key Results (OKR). Der Fokus liegt dabei auf qualitativen Objectives, die sich durch sogenannte Key Results in quantitative Schlüsselergebnisse gliedern lassen.

SCHRITT 2:

Leistungsbeurteilung

Die Leistungserfassung und -beurteilung ist der zweite Schritt im Performance Management Prozess. Sie dient der Leistungsverbesserung und ist zugleich ein Führungsinstrument. Statt auf Gespräche einmal pro Jahr sollten Sie aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung auf kürzere Zyklen und agilere Methoden setzen. Die regelmäßige Leistungsbeurteilung hat signifikante Vorteile, wie: 

  • Erhöhte Arbeitszufriedenheit
  • Höheres Verantwortungsgefühl und Engagement Ihrer Mitarbeitenden
  • Geringere Fluktuation in Ihrem Unternehmen

Grundsätzlich kann man verschiedene Methoden der Leistungsbeurteilung differenzieren: die Abwärtsbeurteilung durch Vorgesetzte, die Seitwärtsbeurteilung durch andere Mitarbeitende und das 360-Grad-Feedback durch mehrere Beurteilende (z. B. Vorgesetzte, Kolleg:innen, Kund:innen).

SCHRITT 3:

Anreizsysteme

Mit sogenannten Anreizsystemen zur Mitarbeiterbindung können Sie die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeitenden fördern, um somit bei der allgemeinen Performenceverbesserung beizutragen.

Diese Anreize können Sie insbesondere bei messbaren, also quantitativen Zielen einsetzen. Beziehen Sie Ihr Personal in die Gestaltung entsprechender Anreizsysteme mit ein.

Sie sollten zwischen materiellen und immateriellen Reizen unterscheiden. Insbesondere immaterielle Reize sollten Sie in der heutigen Arbeitswelt nicht unterschätzen. Dazu zählen:

  • Anerkennung für die Leistung des Mitarbeitenden
  • Positives Betriebsklima
  • Angenehme & flexible Arbeitsgestaltung (wird insbesondere aufgrund des digitalen Wandels immer wichtiger)
  • Führungskultur auf Augenhöhe

Auch mithilfe von materiellen Reizen können Sie für Motivation und Wertschätzung bei Ihren Mitarbeitenden sorgen. Hier können Sie zusätzlich zwischen monetären Anreizen (Sonderzahlungen, Boni, …) und Sachleistungen (Firmenwagen, Handy, …) unterscheiden. 

Monetäre Anreize:
  • Bonuszahlungen
  • Erfolgsbeteiligungen
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Sachleistungen:
  • Dienstwagen
  • Smartphone
  • Zuschüsse für den ÖPNV
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Incentive Reisen

Häufig wird auch eine leistungsorientierte Vergütung als Anreiz eingesetzt, was sich allerdings nicht für jede Position eignet. Ein individueller Bonus, der auf jeden einzelnen Mitarbeitenden ausgerichtet ist, gewinnt laut der Studie „Recruiting Trends“ der Universität Bamberg in Kooperation mit dem Jobportal „Monster“ immer mehr an Bedeutung. Fast die Hälfte der befragten Kandidat:innen würde für die Gewährleistung einer optimalen Work-Life-Balance weniger Gehalt fordern.

5. Wichtigkeit der Unternehmenskultur

Beim Thema Performance Management spielt die Unternehmenskultur eine sehr wichtige Rolle. Vereinbarte Ziele sind in der Regel quantitativ, weshalb die persönliche Entwicklung der Mitarbeitenden oftmals zu kurz kommt. Daher ist es Ihre Aufgabe, Mitarbeitende ins Zentrum zu rücken und für ihre Entwicklung zu sorgen. Nur so werden Bestleistungen und hervorragende Ergebnisse erzielt. Übertragen Sie mehr operative wie auch strategische Verantwortung und zeigen Sie Mitarbeitenden dadurch, dass Sie Vertrauen in sie haben.

6. Performance Management Methoden

Basis des gesamten Performance Management Prozesses ist die ständige Interaktion. Dafür können Sie Apps oder Tools für regelmäßiges Feedback nutzen und mithilfe von Fragebögen Probleme wie auch Erfolge ermitteln. Dabei sollten Sie bei der Führung der Entwicklungsgespräche drei Kriterien berücksichtigen. Sie sollten portioniert erfolgen, anlassbezogen sein und möglichst häufig stattfinden. Heutzutage gibt es auch zahlreiche digitale Methoden und Lösungen, um das Performance Management für Ihre Arbeitnehmer:innen zu optimieren.

7. Performance Management Beispiel

Im Performance Management gilt es, Feedback zur Zielerreichung in kleine Pakete zu packen, die sowohl qualitative als auch quantitative Ziele umfassen.

Zum Beispiel: Nach Abschluss eines Projektes könnten Sie als Führungskraft ein Feedbackgespräch mit der verantwortlichen Person führen. Dabei geht es darum, gemeinsam sowohl positive als auch negative Erlebnisse während des Projektes zu beurteilen und anschließend abzuwägen, was im Projektmanagement verbessert werden kann.

Diese Punkte werden dokumentiert, sodass Sie, die HR-Abteilung sowie Mitarbeitende jederzeit den Überblick über das besprochene Feedback haben. Das sorgt für Transparenz und Vergleichbarkeit der Performance zu verschiedenen Zeitpunkten. Eine konstruktive Kommunikation ist unverzichtbar dabei. Daher sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden in kontinuierlichem Austausch stehen. Dabei sollten Sie mit Ihrem Mitarbeitenden folgende Fragen beantworten:

  • Was sind Ihre Bedürfnisse?
  • Was wollen Sie erreichen?
  • Was benötigen Sie, um den Job optimal erledigen zu können?

8. HR schult Führungskräfte

Es ist kein Geheimnis und Statistiken haben es bereits bewiesen: Mitarbeitende verlassen Unternehmen in den wenigsten Fällen aus monetären Gründen, sondern aufgrund schlechter Führung. Aus diesem Grund sollte die Schulung Ihrer Führungskräfte einen hohen Stellenwert in Bezug auf die Gesamtperformance des Unternehmens haben.

Grundsätzlich gilt, dass Wertschätzung und die individuelle Entfaltung Ihre Mitarbeitenden nicht nur motiviert, sondern auch bindet. Deshalb sollte individueller Schulungsbedarf kontinuierlich abgefragt werden.

9. Funktion der Vergütung

Während die Vergütung insbesondere als Anreizsystem eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie gleichzeitig berücksichtigen, dass diese nicht im direkten Zusammenhang mit der Performance steht. Betrachten Sie stattdessen variable Vergütung und Leistungsbeurteilung unabhängig voneinander. Im Mittelpunkt sollten stets die Mitarbeitenden und eine zielgerichtete Weiterentwicklung stehen.

Im Rahmen von Feedbackgesprächen wird entsprechend reflektiert, welche Aufgaben künftig übernommen werden, wie sich Kompetenzen und Fähigkeiten erweitern lassen und welche Arbeitsmittel hierfür notwendig sind. Das sorgt für Motivation auf beiden Seiten. Mitarbeitende fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt. Führungskräfte auf der anderen Seite sehen, dass sie die Entwicklung der Mitarbeitenden positiv beeinflussen können.

10. Performance Management digital abbilden

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Unternehmen müssen agiler werden, um sich flexibel an individuelle Unternehmensbedürfnisse anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei kommen digitale Tools, Software und Systeme zum Performance Management zum Einsatz – wie zum Beispiel Performance & Goals von SAP SuccessFactors.

Performance & Goals bietet dabei eine Reihe an Funktionen und zahlreiche Vorteile für das Performance Management – sowohl für Führungskräfte, HR-Verantwortliche als auch die gesamte Belegschaft.

So wird insbesondere die Leistung der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt gestellt. Dabei können Sie durch kontinuierliches Feedback und den Vergleich vergangener und aktueller Leistungen, die zukünftige Performance verbessern und Talente erkennen. Zudem lassen sich Strategie und Ziele aufeinander abstimmen. Es stellt Anwendenden leistungsstarke sowie optimierte Werkzeuge zur Verfügung, die ihnen in verschiedenen Bereichen helfen – vom Goal Management bis hin zur Performance Beurteilung

Die Lösung zeichnet sich insbesondere über folgende Kernfunktionen aus:

  • Führungskräfte, Mitarbeitende sowie die HR-Abteilung erhalten einen Überblick über Ziele, Aufgaben und Leistungen
  • Führungskräfte können effektiv Orientierung geben
  • Mitarbeitende erhalten mehr Verantwortung für ihre Leistung
  • Personalabteilung kann an Einzelgespräche erinnern und Hinweise für die effektive Führung geben

Mit einem digitalen Performance Management System können Sie also Feedback- und Mitarbeitergespräche sowie Ziele dokumentieren und jederzeit einsehen. Das erlaubt Führungskräften verborgene Schwächen und Stärken von Mitarbeitenden zu erkennen sowie Wege zu finden, effektiv daran zu arbeiten bzw. diese zu fördern. 

11. Fazit

Wer heutzutage keinen Wert auf agiles Performance Management legt, riskiert seinen Unternehmenserfolg. Bauen Sie also nicht um bestehende Strukturen herum, sondern wagen Sie sich an große Veränderungen, um das Performance Management erfolgreich zu machen.

Das funktioniert besonders gut mit einem digitalen Performance Management Tool wie SAP SuccessFactors Performance & Goals. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeitende sich entfalten und weiterentwickeln können, ihr Potenzial voll ausschöpfen und dadurch Leistungen erbringen, die maßgeblich am langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beteiligt sind. 

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