Die Cloud: Auch wenn wir nicht alle unbedingt genau wissen, wie sie funktioniert, haben wir schon einmal davon gehört, wenn nicht sogar damit gearbeitet. Kurz zusammengefasst: Hierbei werden meist übers Internet gemeinsame IT-Ressourcen, z. B. diverse Server, von mehreren Personen oder Mitarbeitenden in Anspruch genommen.
Daten lassen sich auf diesem Wege einfacher teilen und das gemeinsame Arbeiten zeit- und ortsunabhängig erledigen. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Vorteile solcher Cloud-Lösungen. Ich wollte mir aber noch einmal intensiver Gedanken über diese Tools machen und währenddessen die Risiken abschätzen, bevor ich der Cloud unsere Daten, insbesondere die Personaldaten, anvertraue.
Das Verlangen nach flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen wird immer größer. Das liegt nicht daran, dass Mitarbeiter:innen neben der Arbeit noch Playstation spielen oder die neueste Netflix-Serie bingen möchten, bevor sie gespoilert werden. Vielmehr findet generell und weltweit ein Arbeitswandel statt.
Da wir in vielen Wirtschaftszweigen auf eine Digital Economy umgestiegen sind, ist eine ständige Anwesenheit im Büro nicht mehr erforderlich. Wenn überhaupt hat die anhaltende Pandemie dieses Argument noch einmal nachdrücklich unterstrichen. Homeoffice und flexiblere Arbeitsplätze bringen aber zusätzlich noch folgende Vorteile mit sich:
Das funktioniert allerdings nur mithilfe zuverlässiger Cloud-Tools, mit denen sich Mitarbeitende einfach vernetzen können.
Cloud-Anbieter senken daneben auch die internen IT-Kosten. Monatliche Abos sind beispielsweise kostengünstiger und leichter realisierbar, denn es muss keine eigene IT-Infrastruktur inklusive Fachpersonal implementiert werden. Cloud-Lösungen von externen Serviceprovidern sind außerdem leicht skalierbar, wenn ein Unternehmen etwa expandieren möchte.
Cloud-Anbieter sorgen außerdem für die Datensicherheit und schützen Daten gegen externe Cyber-Angriffe, z. B. per Malware. Insbesondere das Homeoffice mit seinen eher lockeren Sicherheitsvorkehrungen und Smart-Home-Gimmicks ist häufig anfällig für eine bedrohliche Internet-Umwelt.
Deswegen ist es absolut essenziell, dass sich Unternehmen einen Cloud-Dienstleister aussuchen, der großen Wert auf Datenschutz und IT-Sicherheit legt und sich an die Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hält. Das ist bei europäischen Unternehmern in der Regel der Fall. Hohe Sicherheitsvorkehrungen sind bei Cloud-Providern aber generell oberste Priorität, schließlich können sie sich keine schlechte Publicity durch potenzielle Datenlecks leisten.
Trotz dieser zahlreichen Vorzüge fragte ich mich aber dennoch, ob es sich um eine gute Idee handelt, alle unsere Personaldaten in die Cloud zu beamen. Wie arbeitet letztendlich eine Personalabteilung, die diesen vermeintlich gewagten Schritt geht? Gut, dass ich auf diesem Gebiet schon viel Erfahrungen vorzuweisen habe und alle Zweifler beruhigen kann. Die Verlegung unserer Stammdaten kommt nämlich allen Beteiligten zugute.
Wir speichern die Daten nicht an verschiedenen Orten, sondern zentral. Verwaltung und Pflege gestalten sich dadurch wesentlich effizienter. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf die Dateien, egal, wo sie sich gerade aufhalten. Somit haben sie das große Ganze stets im Blick und bestimmte Arbeitsschritte müssen nicht doppelt und dreifach ausgeführt werden.
Für die Pflege und Änderungen von Personaldaten braucht es nicht einmal mehr gesonderten Personalaufwand. Stattdessen können sich die entsprechenden Mitarbeiter:innen selbst mithilfe des Employee-Selfservice darum kümmern. Die HR-Abteilung kann sich währenddessen um wichtigere und vielleicht etwas erfüllendere Aufgaben kümmern.
Unser treuer Freund EDDI hat uns an dieser Stelle mal wieder kräftig unter die Arme gegriffen. Dank der Einführung des Tools SAP SuccessFactors Employee Central ist es leicht möglich, alle Stammdaten für Zugangsberechtigte digital übersichtlich abzubilden, zu bearbeiten bzw. zu ändern. Ändern Mitarbeitende ihren Namen, die Bankverbindung, Adresse etc., können sie diese Informationen künftig selbst einpflegen oder wichtige Dokumente hochladen.
SAP SuccessFactors trägt seinen Namen nicht ohne Grund. Das Employee Central stellt für dinext. nämlich die perfekte Lösung dar. Hiermit können wir von überall auf alle wichtigen Daten zugreifen. Die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche lässt sich leicht durchschauen und verwenden. Das Interface kann genauso problemlos an jede noch so komplexe Unternehmensstruktur angepasst und mittels Schnittstellen mit bereits bestehenden Systemen verknüpft werden.
Uns hat SAP SuccessFactors also in mehr als einer Hinsicht geholfen. Suchen Sie ebenfalls nach einer effektiven Lösung, um Ihre Datenverarbeitung effizienter zu gestalten? Habe ich Ihnen den Mund wässrig gemacht? Schreiben Sie uns und wir versorgen Sie mit allen notwendigen Informationen.
Consultant Cloud HR
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