Wer einen Jahresabschluss erstellen möchte, muss mit vielen Zahlen jonglieren. Dabei geht die eine oder andere schnell verloren – vom Überblick ganz zu schweigen. Erfahren Sie, wie der Jahresabschluss fehlerfrei gelingt.
Wenn Abteilungsleitende und andere Verantwortliche den Jahresabschluss erstellen, müssen sie in erster Linie konzentriert und sorgfältig arbeiten. Ebenso wichtig ist es, alle relevanten gesetzlichen Regelungen zu beachten. Um Stolperfallen zu umgehen und eine eventuelle Jahresabschlussprüfung zu bestehen, sollten Sie die typischen Fehler kennen und vermeiden.
Grundsätzlich sind alle Kaufleute und Unternehmen, die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, verpflichtet, am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Hierzu gehören:
Einzelkaufleute (e. K.) können unter Umständen von der Verpflichtung zur Erstellung eines Jahresabschlusses befreit sein.
Gemäß den Vorgaben des Handelsrechts setzt sich der Jahresabschluss mindestens aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen. Je nach Rechtsform können zusätzliche Bestandteile erforderlich sein.
Der sogenannte Bilanzstichtag markiert das Ende des Geschäftsjahres – wenn Sie eine Bilanz aufstellen, bezieht sie sich auf diesen Tag. Spätestens 180 Tage danach muss wiederum der Jahresabschluss erstellt sein. Doch nicht alle Fehlerquellen sind so offensichtlich wie verpasste Fristen oder fehlende Unterschriften und dergleichen.
Die zehn häufigsten Fehler verbergen sich hier:
Vom Aufbau der Bilanz über andere Bestandteile des Jahresabschlusses bis hin zum etwaigen Anhang Ihres Jahresabschlusses – stellen Sie sich die folgenden zehn Fragen, wenn Sie Jahresabschlüsse erstellen.
FRAGE 1:
Der Bilanzaufbau und eine ordentliche Gewinn-und-Verlust-Rechnung steht und fällt mit der Buchführung. Sie bildet die Grundlage, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, und gehört somit zum vorbereitenden Teil. Werden Geschäftsvorgänge falsch dokumentiert oder Belege nicht sorgsam aufbewahrt, schleichen sich diese Fehler in den späteren Jahresabschluss ein.
FRAGE 2:
Da ein Jahresabschluss nicht nur eine Bilanz ist, sollte er gut organisiert sein. Idealerweise überblickt und sortiert eine Fachkraft alle wichtigen Unterlagen vorab und bereitet die Erstellung von A bis Z vor. Es bietet sich an, dass Unternehmen während des Jahres alles digitalisieren, um ein Back-up und einen leichten Zugriff darauf zu haben. Bei der Vorbereitung sollten Sie die elektronischen und physischen Belege abgleichen – so erkennen Sie rechtzeitig mögliche Lücken.
FRAGE 3:
Welche Pflichten mit einer Bilanz verbunden sind, müssen Unternehmen stets von ihrer Größe ableiten. Umso wichtiger ist es, die Unternehmensgröße als einen bedeutenden Faktor einzubeziehen, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen. Um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten, müssen Geschäftsführende die Unternehmensgröße kontinuierlich bewerten.
FRAGE 4:
Taucht Ihre Bilanz nur im Unternehmensregister auf oder müssen Sie sie vollständig veröffentlichen? Auch hier spielt die Unternehmensgröße eine Rolle. Ersteres trifft auf Kleinstunternehmen zu, während größere sie offenlegen müssen – gegebenenfalls mit Anhängen. Das geschieht im Bundesanzeiger, in dem alle die Bilanzen beziehungsweise einen Jahresabschluss einsehen können.
FRAGE 5:
Gibt es Abweichungen von der grundsätzlichen Stetigkeit? Notieren Sie beispielsweise alle geänderten Schätzungen und Abschreibungsarten, wenn sie von den geltenden Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen abweichen.
FRAGE 6:
Beachten Sie alle offenen Verpflichtungen, wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, und benennen Sie sie in der Bilanz oder im Anhang. Das können Verpflichtungen gegenüber der Sozial- und Unfallversicherung oder der Vorsorge sein.
FRAGE 7:
Ein Jahresabschluss hat mehrere Bestandteile, die eine ordnungsgemäße Struktur erfordern. So regelt der Paragraf 266 des Handelsgesetzbuches (HGB) beispielsweise die Bilanzgliederung. Wenn Aktiv- und Passivposten und dergleichen nicht den Vorgaben entsprechend geordnet und angegeben sind, wird der erstellte Jahresabschluss gegebenenfalls nicht anerkannt.
FRAGE 8:
Unter Umständen ist eine Sonderbilanz notwendig – beispielsweise bei einer geplanten Kapitalerhöhung, indem Sie Kapitalrücklagen umwandeln. Eine gesonderte Bilanzierung spielt vor allem bei Personengesellschaften eine Rolle.
FRAGE 9:
Innerhalb einer Gesellschaft müssen Gesellschafterinnen und Gesellschafter den erstellten Jahresabschluss anerkennen und als verbindlich einstufen. Der Prozess nennt sich Feststellung – er fungiert auch als (mindestens) zweite Prüfung mithilfe des Mehraugenprinzips und reduziert das Fehlerrisiko.
FRAGE 10:
Die Pflicht, bestimmte Dokumente über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren, ist eine häufige nachträgliche Fehlerquelle. Informieren Sie sich genau, welche Unterlagen welche Aufbewahrungsfrist haben – oft sind es zehn Jahre. So verhindern Sie, später ein Bußgeld zahlen zu müssen, obwohl Sie den entsprechenden Jahresabschluss korrekt erstellt haben.
Von der GbR bis zur GmbH: Der Jahresabschluss kostet viel Zeit und Energie, weil er von einer korrekten Buchführung abhängt. Die meisten zuständigen Mitarbeitenden drehen und wenden permanent Zahlen, Daten und Analysen, statt sich gewinntreibend einbringen zu können.
Viele Finanzabteilungen würden die buchhalterischen Erkenntnisse gern auswerten und präsentieren, um Learnings zu ziehen und Optimierungschancen und anderes Potenzial für die gesamte Finanzplanung zu erkennen. Doch für solche wertschöpfenden Aufgaben fehlt oft die Zeit.
Hilfreich sind zentralisierte Lösungen, die alle wesentlichen Aspekte einer komplexen Planung bis hin zum Jahresabschluss übersichtlich zusammenführen. Meist ist Excel das gewählte Tool. Zwar bietet es sich grundlegend an, doch für eine professionelle Budgetierung, Planung und Prognose fehlen wichtige Funktionen – gerade auch in Anbetracht der stetig voranschreitenden Digitalisierung.
Für die integrierte Finanzplanung und den Jahresabschluss hat Jedox eine sehr hilfreiche Lösung entwickelt. Sie baut zudem eine intelligente Brücke, denn die Oberfläche erinnert stark an Excel und ist den meisten Finance-Mitarbeitenden somit vertraut.
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