Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Methode zur Automatisierung von repetitiven Routineaufgaben. RPA übernimmt standardisierte, regelbasierte und zeitintensive Tätigkeiten. Dadurch können Personalressourcen von operativen auf strategische Aufgaben umgelenkt werden. RPA ist Teil einer übergeordneten Automatisierungsstrategie, zu der auch das Process Mining gehört. Häufig als Gegenentwurf zum Business Process Management (BPM) verstanden, ist RPA vielmehr eine Ausprägung dieses Ansatzes.
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine logische Konsequenz der Digitalisierung. Da ein Großteil der Geschäftsprozesse digital abläuft, können viele Routineaufgaben in diesen Prozessen auch von digitalen Robotern – sogenannten Bots – erledigt werden.
Über Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning agieren Bots wie Menschen und treten zum Beispiel als User, Programmierer, Data Analyst oder Prozessmodellierer auf. Sie sind also in der Lage, die Interaktion eines Menschen mit Benutzerschnittstellen von Software-Systemen nachzuahmen.
RPA automatisiert Tätigkeiten, die einen menschlichen Mitarbeitenden viel Zeit kosten würden. Diese Zeit ließe sich besser in kreative und strategische Aufgaben investieren. RPA und Softwareroboter spielen bereits eine tragende Rolle in DevOps-Teams oder im Kundenservice.
Die Nutzung von RPA kann insbesondere in hochvolumigen Arbeitsumgebungen enorme Vorteile bieten. RPA-Roboter sind in der Lage, große Mengen an Daten zu verarbeiten und repetitive, manuelle Aufgaben präzise und fehlerfrei auszuführen.
Werden operative Routineaufgaben von Softwarerobotern erledigt, können Mitarbeitende, Teams und Abteilungen ihre Fähigkeiten anderweitig nutzen und sich um strategisch wichtigere Tätigkeiten kümmern. Damit eröffnet Robotic Process Automation entscheidende Vorteile für Unternehmen:
Unternehmen sollte sich stets im Klaren darüber sein, dass Automatisierung allein keine Garantie für bessere Geschäftsprozesse und Ergebnisse ist. RPA ist ein Instrument, das über entsprechende Governance-Strukturen und Managementstrategien sinnvoll eingesetzt werden muss, um seine Wirkung optimal entfalten zu können.
Im Umfeld der digitalen Transformation wird Robotic Process Automation häufig dem Business Process Management (BPM) gegenübergestellt. Dabei ist RPA vielmehr eine Folge von BPM:
Im sogenannten Geschäftsprozessmanagement werden Prozesse identifiziert und modelliert, die sich z. B. mittels RPA automatisieren lassen. Das BPM übernimmt das Monitoring und Controlling von RPA-gestützten Prozessen und löst ggf. Anpassungen aus.
Beide Verfahren verfolgen das Ziel, Geschäftsprozesse zu optimieren, um Effizienz und Kosteneinsparungen im Unternehmen zu erlangen. BPM hat dabei eine klar strategische Natur, während die Arbeit mit RPA auf operativer Ebene ansetzt.
Allerdings kann die robotergesteuerte Prozessautomatisierung auch viele BPM-Aufgaben erledigen, sodass die Hierarchisierung und Trennung beider Methoden nicht klar definiert ist bzw. je nach Einzelfall bewertet werden muss.
Die Entwicklung und Implementierung von RPA-Lösungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die vielzähligen Einsatzgebiete von Robotic Process Automation reichen von einfachen Routineaufgaben bis hin zu entscheidenden Funktionen im Geschäftsumfeld. RPA findet in nahezu allen Bereichen und Branchen Anwendung. So sind Anwendungsfälle von Softwarerobotern zum Beispiel:
Wie in allen Bereichen, in denen digitale Instrumente zum Einsatz kommen, gibt es bei RPA keine „One size fits all“-Lösung. Jedes Unternehmen muss sich darüber klar werden, was es von RPA erwartet, welche Prozesse automatisiert werden sollen und welche Anforderungen sich daraus ergeben. Generell sollten RPA-Lösungen und -Plattformen:
RPA-Anbieter offerieren Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, zeitaufwändige und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Eine nahtlose Integration in unternehmensweite IT- und Datenlösungen versteht sich für RPA-Tools und -Anwendungen fast von selbst, da Prozessabläufe niemals isoliert betrachtet werden können. Impulse aus einem Prozess eröffnen stets neue Möglichkeiten für andere Abläufe.
Microsoft Power Automate beispielsweise ist Bestandteil der Microsoft Power Platform und damit Teil einer voll integrierten Business Intelligence-Lösung. Bots übernehmen die unterschiedlichsten Arbeiten und Aufgaben. Diese lassen sich als autark ablaufende Hintergrundprozesse oder als Teilaufgaben aktiver menschlicher Prozesse definieren.
Eine Herausforderung besteht darin, die richtigen Prozesse für die Automatisierung auszuwählen und sicherzustellen, dass die Bots diese Aufgaben fehlerfrei ausführen können. Deshalb ist stets eine sorgfältige Planung erforderlich.
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Dürsin Kurt
CEO Cloud Analytics
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