Der Neuanfang in einem Unternehmen geht in den meisten Fällen mit gemischten Gefühlen einher: Einerseits freuen sich die Mitarbeiter:innen auf die neue Stelle und die damit verbundenen Herausforderungen, andererseits bleiben mindestens bis zum ersten Arbeitstag Unsicherheiten im Hinterkopf. Wie und wo fange ich mit der Arbeit an? Wie komme ich mit den neuen Kolleg:innen ins Gespräch? Was passiert, wenn sie mich nicht leiden können? Viele Mitarbeiter:innen werden beim Start in einem Unternehmen einfach ins kalte Wasser geworfen. Diese Vorgehensweise ist aber für keine der beiden Seiten förderlich.
Ein mittlerweile etablierter und produktiver Weg, um die Zeit zwischen dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags und dem 1. Arbeitstag zu überbrücken, stellt das sogenannte Onboarding dar. Hiermit ist nicht das An-Bord-Gehen auf ein Schiff oder das Aufstehen auf einem Surfbrett gemeint, auch wenn es durchaus eine passende Analogie ist – schließlich müssen neue Mitarbeiter:innen an ihrem neuen Arbeitsplatz zunächst einen festen Stand finden. Der Onboarding-Prozess hilft dabei, sicherer in den Arbeitsrhythmus einzusteigen, schneller Selbstvertrauen zu gewinnen und sofort ein produktives Mitglied des Unternehmens zu werden.
Dafür muss die Arbeitgeber:innen-Seite den Vorgang allerdings sorgfältig organisieren und währenddessen viel Einfühlungsvermögen an den Tag legen. Andernfalls fragen sich die neuen Mitarbeiter:innen eventuell, ob sie wirklich an die richtigen Arbeitgeber:innen geraten sind und halten schon mit einem Auge nach einer alternativen Stelle Ausschau. Das wünschen wir uns selbstverständlich nicht. Wir möchten, dass sich unsere neuen Mitarbeiter:innen von Anfang an bei uns willkommen und wohlfühlen.
Wie können wir das aber bewerkstelligen? Und welches Wunder-Tool kann uns dabei unterstützen, eine einladende, rundum integrative Atmosphäre für neue Mitarbeiter:innen zu schaffen? SAP SuccessFactors bot uns genau das Werkzeug, das wir benötigten, um die folgenden drei Phasen für alle Beteiligten übersichtlich und effizient zu gestalten:
Vor dem ersten Arbeitstag schon mit der Arbeit zu starten, mag zunächst übertrieben erscheinen, insbesondere wenn zwischen dem Arbeitsplatzwechsel noch ein entspannender Urlaub ansteht oder andere wichtige Dinge zu erledigen sind. Eine Unterbrechung oder gar ein Abbruch solcher Pläne ist im Grunde aber gar nicht notwendig. Es macht aber für beide Seiten Sinn, schon vor dem Arbeitsbeginn einige vorbereitende Schritte zu gehen.
Neue Mitarbeiter:innen erhalten erste wichtige Informationen und können alle notwendigen Formalitäten klären. Die Neuankömmlinge können beispielsweise schon einmal ihre Bankverbindung und andere relevante Daten in das SAP SuccessFactors-System einspeisen. Zudem lässt sich erörtern, welche Arbeitsmittel vorbereitet werden müssen. Hierzu gehören z. B. Computer oder Laptop oder Kopfhörer bzw. Headsets, aber auch eine unternehmenseigene E-Mail-Adresse sowie Büroschlüssel.
In dieser Phase können wir Mentor:innen oder Arbeitsbuddys aus dem neuen Kolleg:innenkreis festlegen, die den Neuzugang in die tiefsten Geheimnisse des Unternehmens einführen … oder einfach nur ein wenig auf die Sprünge helfen. Und weil eine gesunde und offene Feedbackkultur von Anfang an ein wichtiger Bestandteil der Arbeitserfahrung sein soll, können wir gleich die Gesprächstermine dafür festlegen.
Gemeinsam mit den neuen Mitarbeiter:innen erstellen wir schließlich einen Einarbeitungsplan für die ersten Tage und Wochen. Ein Organigramm, also eine grafische Darstellung der Unternehmensorganisation, hilft dabei, die hierarchischen Strukturen und den Unternehmensaufbau von Anfang an zu durchblicken.
In der 1. Phase versuchen wir bereits viele Fragen zu klären und die anfänglichen Schritte zu erleichtern. Der erste Arbeitstag stellt aber noch einmal eine vollkommen andere Herausforderung dar. Deswegen ist es uns wichtig, dass Teamleiter:innen, Mentor:innen bzw. Arbeitsbuddys von Anfang an beratend zur Seite stehen und die notwendige Sicherheit bieten.
Eine Gewöhnung muss selbstverständlich auf beiden Seiten stattfinden, damit der Arbeitsablauf reibungslos funktioniert. Ein näheres Kennenlernen mit den Teamkolleg:innen bei einem offiziellen Meeting oder in einem anderen informellen Kontext findet daher ebenfalls zu Beginn dieser Phase statt.
An dieser Stelle stellen wir mithilfe des SAP SuccessFactors-Systems wichtige Informationen und Schulungen für einen geschmeidigen Einstieg bereit und legen erste wichtige Termine fest. Auf diese Weise können sich alle Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen mental und, falls notwendig, inhaltlich-sachlich auf anstehende Verpflichtungen vorbereiten und niemand kommt sich wie ein Reh im Scheinwerferlicht vor.
Wichtig ist uns, dass wir die Fragen und das Feedback unserer neuen Onboardees in dieser Phase nicht nur willkommen heißen, sondern sogar erwünschen. Nur somit lassen sich dieser und andere Unternehmensprozesse letztendlich verbessern und eine offene sowie ehrliche Arbeitsatmosphäre schaffen
Die offen-ehrliche Feedbackschleife soll sich über die gesamte Zusammenarbeit fortsetzen. Wir möchten schließlich nicht nur, dass sich neue Mitarbeiter:innen bei uns wohlfühlen, sondern dass sich dieses Gefühl auch noch lange fortsetzt. Deswegen bieten wir regelmäßige Feedbackgespräche und Teambuildingmaßnahmen an, die uns dabei helfen, gesunde Arbeitsbeziehungen instandzuhalten und sogar zu stärken. Ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiter:innenbindung sind auch langfristige Karriereziele und -wünsche, die sich in SAP SuccessFactors verbalisieren und letztendlich realisieren lassen.
Sicherlich, das Onboarding müssen sowohl Arbeitgeber:innen als auch Mitarbeiter:innen letztendlich selbst durchführen. SAP SuccessFactors bietet aber den Vorteil, dass alle Mitwirkenden stets den Überblick über alle notwendigen Schritte und Fortschritte behalten, auf wichtige Informationen zugreifen können und in der Lage sind, selbst Input zu geben. Das ist aber nicht nur zu Beginn des Arbeitszyklus hilfreich, sondern unterstützt auch bei Beförderungen und internem Arbeitsplatzwechsel, um einen adäquaten Wissenstransfer zu gewährleisten. Auf diesem Wege können wir uns schnell aneinander annähern und in eine erfolgreiche und hoffentlich lange Arbeitsbeziehung starten.
Im nächsten Beitrag zeigen wir euch, wie wir unsere interne Umstellung auf SAP SuccessFactors gemeistert haben, was die Vorteile einer modernen HR Cloud Lösung sind und welche Risiken diese mit sich bringen kann. Begonnen bei der Pflege und Verwaltung der Stammdaten.
Consultant Cloud HR
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