Die Ad-hoc-Analyse ist eine informelle, schnelle Form der Datenanalyse. Sie kann von jedem Mitarbeitenden für eine konkrete Fragestellung erstellt werden. Sie ist für die sofortige, einmalige Auswertung bestimmt und soll Personen oder Fachabteilungen im Unternehmen im Tagesgeschäft sowie bei zeitkritischen Entscheidungen unterstützen. Ad-hoc-Analysen werden vor allem im Controlling und in der IT angewandt, sind aber auch in anderen Unternehmensbereichen verbreitet.
Grundsätzlich sind Ad-hoc-Analysen der Gegenentwurf zu langfristigen Untersuchungen mit umfassenden Datenquellen und Analysehorizonten. Gleichzeitig sind sie jedoch eine wichtige Ergänzung zum regulären Reporting.
Ad-hoc-Analysen dienen als Entscheidungsgrundlage und sollen augenblickliche (ad hoc) Antworten auf eine akute Frage oder ein unmittelbares Problem liefern. Analyst:innen werten bestimmte Kennzahlen oder andere Unternehmensdaten nach einer von ihnen gewählten Methode aus, bereiten die Auswertung grafisch auf und reichen den Bericht an relevante Kolleg:innen oder Fachbereiche weiter. Ad-hoc-Analysen werden meist angewandt, wenn Prozesse oder Projekte nicht nach Plan laufen oder wenn plötzliche Abweichungen auftreten. Zu den typischen Frage- und Problemstellungen an eine Ad-hoc-Analyse gehören zum Beispiel:
Ad-hoc-Analysen bieten Unternehmen die Flexibilität, ihre Daten schnell und individuell auswerten zu können, ohne auf einen Standardbericht zurückgreifen zu müssen. Dabei ermöglicht der Einsatz von OLAP-Technologien eine rasche und effektive Bereitstellung der Daten.
Weder bei der Datensammlung noch bei der Datenanalyse gibt es festgeschriebene Standards. Es liegt im Ermessen der Anwender:innen, wie sie die Ad-hoc-Analyse durchführen. Schnelligkeit und Augenblicklichkeit sind alles, was zählt. Die Analysen sollen nichts prognostizieren oder bewerten, sie sollen einen Sachverhalt verständlich abbilden und damit schnelle Entscheidungen möglich machen.
Reguläre Analysen – zum Beispiel für offizielles Reporting, Erfolgsrechnungen, Due Diligence usw. – müssen zahlreiche Daten sammeln, diese nach vielen Formeln und Faktoren auswerten und ein umfassendes Bild über den Zustand eines Unternehmens zeichnen. Ad-hoc-Analysen müssen das nicht. Sie werden:
Gründe für eine Ad-hoc-Analyse gibt es viele. IT-Abteilungen untersuchen zum Beispiel ungewöhnlich hohen Traffic auf der Website oder testen die Sicherheit von Netzwerken. Vertrieb und Marketing ergründen eine Häufung negativer Kundenrückmeldungen; die Buchhaltung schaut sich ungewöhnliche Kontenbewegungen an.
Informelle, spontane Analysen führen auf direktem Weg von einer Frage zur Antwort, wodurch schnell Informationen und Kenntnisse gewonnen werden können. Das macht sie zum wichtigen Tool in schnelllebigen Unternehmen. Zudem eröffnen Ad-hoc-Analysen oft neue Perspektiven auf einen Sachverhalt, aus dem sich für zukünftige Projekte und Probleme lernen lässt.
Weil gute Ad-hoc-Analysen auch von fachfremden Anwender:innen verstanden werden, optimieren Ad-hoc-Reports die Kommunikation verschiedener Abteilungen und Bereiche untereinander – und zwar über die eigentliche Analyse hinaus. Außerdem besteht in der Regel ein ortsunabhängiger Zugriff auf die Daten bzw. Datensätze.
Auf der anderen Seite ist jede Analyse – egal, wie informell und spontan – nur so gut wie die Daten, die zur Verfügung stehen. Unternehmen mit isolierten Strukturen und Datensilos erhalten aus Ad-hoc-Reportings häufig ein verzerrtes Scheuklappen-Bild, das wichtige Aspekte nicht berücksichtigt. Transparenz und eine hohe Data Quality sind somit Voraussetzung für nutzbringende Ad-hoc-Analysen.
Zudem ergibt diese Art von Analyse nur Sinn, wenn die richtige Frage gestellt wird. Dafür muss das Unternehmen ein Problem als solches identifizieren und daraus einen Handlungsbedarf ableiten. Das verlangt nach einem umfassenden Monitoring.
Ad-hoc-Analysen sind die Methode, während Ad-hoc-Reports das Ergebnis darstellen. Die Übersetzung zwischen beiden Elementen ist ein Knackpunkt für den Erfolg des Instruments. Werten Analyst:innen die Daten aus, müssen sie die Erkenntnisse so aufbereiten, dass die letztendlichen Anwender:innen des Reports diese auch sofort erfassen und verstehen. Die Berichte sind für den einmaligen Gebrauch bestimmt und müssen ebenfalls keinen formellen Standards folgen. Idealerweise bestehen Ad-hoc-Reports aus Grafiken und einfachen Diagrammen. Die größte Herausforderung bei der Berichterstellung besteht darin, das eigene Fachwissen in die „Sprache“ eines anderen Fachbereichs zu übersetzen.
Nicht selten entwickeln sich aus Ad-hoc-Reports Unternehmensreports oder die Erkenntnisse werden für unternehmensweite Berichte verwendet. Denn die Betrachtung ohne Struktur- oder Darstellungsvorgaben trägt dazu bei, sich in der Analyse frei zu entfalten.
Führende Datenanalyse-Tools und -Lösungen wie Microsoft Power BI nehmen Ihnen die aufwendige Datensammlung ab und führen die Ad-hoc-Analysen nach individuell definierbaren Parametern durch. Sie kommen auf direktem Weg von der Fragestellung zum Ad-hoc-Report und können interne Daten mit externen globalen Benchmarks abgleichen. Self-Service-Funktionen ermöglichen eine intuitive Bedienung.
Über Filter- und Gestaltungsfunktionen lässt sich ein solcher Report perfekt auf die Empfänger:innen zuschneiden und führt damit zu schnelleren, treffenderen Entscheidungen. Ebenso kann Datenmaterial aus externen Quellen, wie Google Analytics oder verschiedenen Business Intelligence Anwendungen, in die Analyse integriert werden.
Selbstverständlich können Sie Ihre Datenanalysen auch über Excel und ähnliche etablierte Programme in Ihren Fachabteilungen durchführen. Bei entsprechender Schulung zu den Anforderungen einer guten Ad-hoc-Analyse können alle Mitarbeitenden schnelle Reports erstellen. Der Erkenntnisgewinn solch „manueller“ Berichte bleibt jedoch meist hinter vernetzten Tools und Systemen zurück. Zudem ist der gesamte Prozess aufwendiger, sodass manche notwendigen Analysen aus Zeitgründen nicht durchgeführt werden.
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Dürsin Kurt
CEO Cloud Analytics
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