Das Reporting – oder betriebliche Berichtswesen – umfasst alle Maßnahmen, Prozesse und Systeme, über die das Unternehmen wichtige Informationen in Form von Berichten austauscht. Die Reporting-Inhalte und -Darstellungen richten sich nach dem Informationsbedarf, den Empfänger:innen sowie nach formalen und rechtlichen Vorschriften. Adäquates Reporting unterstützt Unternehmen bei der Entscheidungsfindung und ist damit Teil der Business Intelligence-Strategie. Reporting, Monitoring und Controlling werden häufig synonym verwendet, obwohl das Reporting eher als Maßnahme im Controlling und Monitoring angesehen werden kann.
Berichte werden als zielgerichtete zusammengefasste Informationen definiert. Das Reporting sorgt demnach dafür, dass diese Informationen gewonnen, verarbeitet und verteilt werden können und damit ihren maximalen Effekt für Entscheidungen sowie die Unternehmenssteuerung entfalten. Das Reporting als strategische und operative Unternehmensaufgabe umfasst:
Typischerweise fokussiert das Berichtswesen Kennzahlen (KPIs), die je nach Abteilung oder Managementebene unterschiedlich gewichtet werden. Diese Key Performance Indicators geben Aufschluss über die zentralen Objekte des Berichtswesens:
Zu jedem Objekt gehören Merkmale, die wiederum über Wertgrößen skaliert und verglichen werden können. Je mehr Merkmale und Wertgrößen zu einem Reporting-Objekt ins Verhältnis gesetzt werden, desto präziser und aussagekräftiger werden die Informationen.
Das Reporting ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssteuerung. Es geht darum, betriebliche Tätigkeiten und Ereignisse übersichtlich darzustellen, um anschließend Auswertungen vorzunehmen. Dabei werden verschiedenste Fragen beantwortet, zum Beispiel welche Produkte oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum besonders erfolgreich verkauft wurden oder welche Kosten in welchen Fachbereichen anfallen.
Gute Berichte verdichten riesige Mengen an Daten auf die wesentlichen Informationen und sind damit ein wichtiges Instrument der Komplexitätsreduktion. Über die Auswahl, Korrelation und Visualisierung in Berichtsform werden Daten zu Informationen, die wiederum in Wissen umgewandelt werden können.
Wird das Reporting sowohl strategisch aufgebaut als auch operativ wirksam umgesetzt, erhalten Unternehmen und Stakeholder einen 360-Grad-Blick auf das Geschäftsleben und können damit fundierte Entscheidungen treffen sowie Maßnahmen ableiten. Ein Ziel des Reportings ist somit, Führungskräfte und Mitarbeitende in verschiedenen Unternehmensbereichen bei der Planung und Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Managementberichte dienen bspw. als Grundlage für das Management, um wichtige Fragestellungen zu beantworten, betriebliche Abweichungen zu identifizieren und strategische Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen.
Auch wenn ein Bericht zwangsläufig nur aus einer vorhergegangen Analyse von Daten erstellt werden kann, wird das Berichtswesen im Allgemeinen als vorgelagerter Prozess der Analyse verstanden. Reports dienen als (strukturierte) Datenquellen, aus denen Analyst:innen Informationen und damit Erkenntnisse ableiten können.
Überträgt man die Begriffe jedoch auf die Industrie 4.0 bzw. in das Umfeld von Big Data, hebt sich diese Hierarchisierung in datengetriebenen Unternehmen auf. Hier werden Daten in unstrukturiertem Format über Data Mining-Prozesse oder in Ad-hoc-Analysen gleich auf mehreren Ebenen analysiert, auf Dashboards von BI-Plattformen visualisiert und anschließend zu Reports verarbeitet.
Abseits gesetzlicher Standards für extern vorgeschriebene Berichte gibt es keine allgemeingültigen Elemente für die Erstellung, Illustration und die Inhalte von Berichten. Dreh- und Angelpunkt sind die Bedarfe der Empfänger:innen des Reports.
Die Marketingabteilung benötigt andere Informationen als die Finanzbuchhaltung. Eine Ad-hoc-Analyse wird anders aufbereitet als ein umfassender Report zum vergangenen Geschäftsmonat oder ein Standardbericht. Bei der Wahl der Berichtsart sollte stets das Aufwand-Nutzen-Verhältnis berücksichtigt werden. Ausführliche Reports, in die Mitarbeitende viel Zeit investieren, sollten nur für wichtige Anlässe bzw. Unternehmensereignisse erstellt werden.
Generell stellt ein gutes Berichtswesen folgende Anforderungen:
Je nach Abteilung, Unternehmensbereich oder Management-Aufgabe bildet das Reporting verschiedene Kennzahlen ab. Welche KPIs relevant sind, ergibt sich aus den Entscheidungen, die in diesen Bereichen getroffen werden müssen. Typische Kennzahlen sind zum Beispiel:
Es kann hilfreich sein, Regelwerke wie die International Business Communication Standards (IBCS®) zu berücksichtigen. Das Framework umfasst ein Set von Regeln und Standards für die einheitliche Gestaltung von Berichten und Präsentationen im Geschäftsumfeld.
Ein effektives Berichtswesen beruht auf Einfachheit, Schnelligkeit und nahtloser Integration in das operative Geschäft. Deshalb sind Business Intelligence-Software und Reporting-Tools angesichts der riesigen Datenmengen unverzichtbar geworden. Diese Tools und Anwendungen sollten folgende elementare Funktionalitäten und Rahmenbedingungen erfüllen:
Systeme wie Microsoft Power BI sollten zudem als Software as a Service (SaaS) anpassungsfähig und skalierbar sein. Denn es muss davon ausgegangen werden, dass sich die Anforderungen an ein engmaschiges Reporting mit maximalem Erkenntniswert in den kommenden Jahren noch erhöhen werden. Die Entwicklung von Software und Lösungen im Analytics-Umfeld ist nie abgeschlossen und wird zukünftig immer mehr an Bedeutung gewinnen.
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Dürsin Kurt
CEO Cloud Analytics
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