Die Zeiten, in denen nur große Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem genutzt haben, sind längst vorbei. Inzwischen vertrauen darauf auch kleine und mittlere Unternehmen, um Warenflüsse zu steuern, Bestellungen zu erfassen, Rechnungen zu stellen sowie von Inventur- und Statistikfunktionen zu profitieren. Kommen noch Funktionen für weitere Unternehmensbereiche hinzu, wie Dokumentenmanagement oder Personalwirtschaft, spricht man von ERP-Systemen, also Systemen für Enterprise Resource Planning.
Der Einsatz eines ERP- oder Warenwirtschaftssystems bietet gerade für mittelgroße und kleinere Händler entscheidende Vorteile und macht es möglich, auch auf unbeständigen Märkten besser zu bestehen. Eine Digitalisierung sowie Automatisierung der Warenwirtschaft (WaWi) spart Zeit in den täglichen Arbeitsabläufen und schafft mehr Kapazitäten für andere Aktivitäten, wie Management und Marketing.
Vor allem schnell wachsende Unternehmen sollten sich zeitig für eine ERP-Lösung entscheiden, die mit dem Betrieb skaliert und hilft, das Wachstum optimal zu steuern. Mit einer digitalen Lösung haben Sie stets einen Überblick über sämtliche wichtige Faktoren, Prozesse und Warenbewegungen im Unternehmen. Sie wissen genau, wann Sie nachbestellen oder nachproduzieren müssen und können Ihrer Kundschaft den bestmöglichen Service bieten.
Die Vorzüge einer digitalen ERP-E-Commerce-Lösung für den Onlinehandel liegen auf der Hand: Ihr Shopsystem kann damit über entsprechende Schnittstellen nahtlos in Ihre Warenwirtschaft eingebunden werden und viele manuelle Zwischenschritte entfallen. Eine Bestellung aus dem Onlineshop wird dann teilautomatisiert verarbeitet und sämtliche Schritte, vom Bestelleingang bis zum Versand, sind miteinander verbunden.
Auch wenn Sie neben dem Onlineshop noch ein stationäres Ladengeschäft betreiben, behalten Sie so immer den Überblick über Ihre Warenbestände – und können der Kundschaft die Verfügbarkeit der Artikel direkt im Onlineshop anzeigen. Die Rechnungsstellung und buchhalterischen Aktivitäten rund um die Bestellung sind ebenfalls in das System eingebunden und können automatisiert werden.
Die Bedeutung von Warenwirtschaftslösungen im E-Commerce zeigt sich an einem ganz alltäglichen Beispiel: Ihre Marketingabteilung hat eine Social-Media-Werbekampagne geplant, die mit einem großen Budget die Verkaufszahlen Ihres wachsenden Onlineshops steigern soll. Die Kampagne läuft erfolgreich an – doch bereits am ersten Tag sind Ihre beliebtesten Produkte ausverkauft. Der Grund ist, dass vor ein paar Tagen viele Bestellungen eingegangen sind und daher nur wenige Restexemplare auf Lager waren. Nun zahlen Sie für Klicks, die auf nicht mehr verfügbare Produkte führen – oder die Kund:innen können noch bestellen, müssen aber mit langen Lieferzeiten rechnen. So kommt zu den finanziellen Verlusten auch ein Imageschaden hinzu. Ein digitales Warenwirtschaftssystem hätte hier den entscheidenden Unterschied gemacht: Die Lagerbestände Ihrer Topseller lassen sich mit nur ein paar Mausklicks unkompliziert prüfen; so wäre frühzeitiges Nachbestellen oder das Verschieben der Kampagne kein Problem gewesen.
Darüber hinaus sprechen noch viele weitere Faktoren für eine digitale Lösung. Mögliche Schnittstellen erlauben etwa, den gesamten Zahlungsprozess, von der Kreditkartenzahlung im Onlineshop bis hin zur Buchhaltung und automatischen Rechnungslegung, in einem System abzuwickeln. So verringert sich Ihr Aufwand und es entgeht Ihnen keine unbezahlte Rechnung mehr. Davon profitieren große Onlinehändler, aber auch kleine Shops, die zudem externe Dienstleistungen wie Fulfillment und Dropshipping über Schnittstellen an ihr System anbinden können.
Das Supply Chain Management (SCM) umfasst nicht nur Bereiche des Unternehmens selbst, sondern auch entlang der gesamten Logistik- und Wertschöpfungskette: Sowohl die Kundschaft als auch Lieferanten gehören dazu. Eine für das gesamte Unternehmen einheitliche ERP-Software erlaubt, auch externe Akteure über Schnittstellen in das System einzubinden, deren Daten zu verwalten und mit ihnen zu kommunizieren. Im oben genannten Beispiel wären dann nicht nur die Lagerbestände der beliebtesten Produkte schnell und übersichtlich einsehbar gewesen. Sie hätten auch ohne Umwege bzw. Systembrüche ganz einfach die benötigten Stückzahlen nachbestellen können und wären sofort über die Verfügbarkeit und Lieferzeiten der Produkte informiert gewesen. Dank umfangreicher Statistiken hätten Sie ohnehin im Blick gehabt, welche Artikel sich besonders gut verkaufen – folglich wären die automatisierten Nachbestellungen schon dahingehend angepasst worden.
Besonders große Bedeutung beim digitalen Supply Chain Management kommt der Echtzeitdatenerfassung zu. Damit stehen jeder Abteilung stets alle relevanten Informationen aktuell zur Verfügung und Sie erhalten detaillierte Einblicke in Warenflüsse, Kosten sowie Einnahmen. In Hinsicht auf die Lieferanten ist es Ihnen möglich, aktuelle Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit – auch automatisiert – über Schnittstellen von mehreren Anbietern abzufragen. So können Sie zu jedem Zeitpunkt zum jeweils günstigsten Preis bestellen oder Lieferengpässe rechtzeitig umgehen.
Aus dem genannten Beispiel ergeben sich bereits zahlreiche Anforderungen an ein zeitgemäßes digitales Warenwirtschaftssystem bzw. an die Warenwirtschaftsmodule einer ERP-Lösung. Im Folgenden geben wir Ihnen noch einmal einen Überblick über die fünf wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Digitalisierung Ihres Onlineshops, Supply Chain Managements sowie Ihrer Geschäftsprozesse achten sollten.
FUNKTION 1:
Mit einer E-Commerce-Lösung sollten Sie Ihre Lagerbestände und sämtliche logistischen Prozesse im Blick haben. Indem Sie den Einkauf in Echtzeit an Ihre Lagerbestände sowie aktuelle Preise anpassen, vermeiden Sie Engpässe und unnötige Ausgaben. Außerdem können Sie damit die Kosten für die Lagerhaltung optimieren oder die Logistik komplett auslagern.
Neben Modulen zum Wareneingang, zur Stammdatenverwaltung und Lagerung, sollten in einem Warenwirtschaftssystem auch Funktionalitäten für reibungslose Retoure-Prozesse integriert sein.
FUNKTION 2:
Die Integration Ihrer verwendeten Shopware ist entscheidend dafür, dass die volle Funktionalität Ihrer digitalen Warenwirtschaft (WaWi) gemeinsam mit den Funktionen des Onlineshops nutzbar ist. So können Sie Ihr Onlinegeschäft auch gemeinsam mit weiteren Verkaufskanälen, wie Ladengeschäften, in Ihrem Warenwirtschaftssystem (WWS) verwalten.
FUNKTION 3:
Wenn Sie Ihre Waren über große Onlinemarktplätze wie Amazon oder eBay anbieten, schaffen Sie mit relativ geringem Aufwand eine große zusätzliche Reichweite für Ihr Unternehmen. Die Voraussetzung hierfür ist eine Schnittstelle für solche Anbindungen an externe Marktplätze.
FUNKTION 4:
Die Versandabwicklung der bestellten Artikel ist in der Regel eine sehr aufwendige Aufgabe im Rahmen des SCM. Eine große Hilfe ist hierbei die Integration von Versanddienstleistern in das Warenwirtschaftssystem über entsprechende Schnittstellen. So lassen sich zum Beispiel automatisiert die passenden Versandetiketten für jeden Auftrag drucken, wobei die Portokosten automatisch berechnet werden. Je größer das Bestellaufkommen ist, desto mehr Zeit und Aufwand erspart eine solche Funktion. Die Auftragsabwicklung kann reibungslos durchgeführt werden.
FUNKTION 5:
Es ist nicht nur ein toller Service für Ihre Kundschaft, wenn Sie im Onlineshop mehrere verschiedene sichere Zahlungsmethoden anbieten. Über eine Paygate-Schnittstelle lassen sich diese Zahlungen auch direkt in Ihrem ERP-System weiterverarbeiten und stehen damit z. B. der Buchhaltung umgehend zur Verfügung. So werden Zahlungsvorgänge noch einfacher und Sie haben alle Einnahmen aus dem Onlineshop stets im Blick.
Welche nützlichen Eigenschaften bietet eine Warenwirtschaftssoftware darüber hinaus?
Mit einem Warenwirtschaftssystem erhalten Sie viele verschiedene Daten zu sämtlichen Abläufen in Ihrem Unternehmen. So wird es Ihnen möglich, in vielen Bereichen datengestützte Entscheidungen zu treffen – nicht nur in Bezug auf Warenbestellungen, wie im vorgenannten Beispiel, sondern auch bei der Wachstums- und Personalplanung.
Als Cloud-ERP-Experten vertrauen wir im Sinne unserer Kundschaft auf den E-Commerce Cloud Booster, der auf der SAP-Cloud-Software basiert. Er deckt nicht nur alle wichtigen Funktionen für die digitale Warenwirtschaft im E-Commerce ab. Er ist darüber hinaus als zuverlässige All-in-One Lösung optimal auf die Anforderungen im Onlinehandel zugeschnitten.
Zu den umfangreichen Funktionalitäten zählen unter anderem detailliertes Reporting in Echtzeit, multinationale Finanzbuchhaltung sowie die Anbindung an verschiedene Vertriebskanäle. Das benutzerfreundliche Cloud-ERP-System lässt sich zudem einfach erlernen und ist optimal auf Multichannel und Omnichannel Order Management ausgerichtet. Erfahren Sie hier mehr über den E-Commerce Cloud Booster, der sich ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit internationalen Wachstumsambitionen eignet.
