Eine offene, ehrliche und transparente Kommunikation zwischen Führungskräften, Team-Leads und Mitarbeitenden ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Mitarbeitergespräche sind in diesem Kontext ein effektives Tool, um Vertrauen innerhalb des Unternehmens zu fördern sowie Ziele und Aufgaben zu kommunizieren. Sie führen zu mehr Leistungsbewusstsein und Motivation auf Seite der Mitarbeitenden, dienen aber auch der Ermutigung und der Weiterentwicklung.
Richtig eingesetzt, stellt diese Aussprache darüber hinaus eine geeignete Möglichkeit dar, um auf Fehler und Negativtrends aufmerksam zu machen und entsprechende Optimierungsmaßnahmen aufzuzeigen. Die Unternehmensseite profitiert hiervon, weil sie qualifizierte und engagierte Mitarbeitende langfristig an sich bindet. Nicht zuletzt lassen sich die eigenen unternehmerischen bzw. wirtschaftlichen Ziele effektiver erreichen und diese Erfolge womöglich sogar übertreffen.
Mitarbeitergespräch ist nicht gleich Mitarbeitergespräch. Es ist notwendig, zwischen unterschiedlichen Arten des Personalgesprächs zu differenzieren, um nicht viele verschiedene Themen und Aspekte durcheinanderzuwerfen und jedem Punkt ausreichend Zeit zu widmen.
Grundsätzlich sind Mitarbeitergespräche ein wichtiger Bestandteil der Personalführung und dienen dazu, den Austausch zwischen Arbeitgebenden und Angestellten zu fördern. Der Ablauf eines solchen Gesprächs kann dabei sehr unterschiedlich aussehen, je nachdem welche Ziele verfolgt werden.
Ein Zielvereinbarungsgespräch vereint die Ziele des Unternehmens mit denen der:des jeweiligen Mitarbeitenden. Hier entsteht auch der Plan, wie sich diese Zielvereinbarungen am besten umsetzen lassen. Bei der Karriereplanung geht es darum, die Karrierewünsche von Arbeitnehmenden zu erörtern und nach Wegen zu suchen, die zur gewünschten Position führen.
Gelegentlich stehen dringende Themen an, die aus der Welt geschafft werden müssen, zum Beispiel ein Krankheitsfall in der Familie oder Konflikte innerhalb des Unternehmens (Konfliktgespräch).
Zielvereinbarungsgespräch und Mitarbeitergespräch können auch innerhalb eines Termins stattfinden, solange es sich weiterhin um ein sinnvoll strukturiertes Gespräch handelt, in dem nicht zu viele Themen durcheinander besprochen werden.
Unabhängig vom Anlass ist bei einem Mitarbeitergespräch immer Sensibilität und nicht der Holzhammer gefragt. Um das Gespräch strukturiert durchzuführen, können ein Leitfaden bzw. eine Checkliste hilfreich sein, welche die wichtigsten Punkte und Fragestellungen enthalten.
Wir präsentieren Ihnen die häufigsten Kommunikationsfehler, damit Sie auf mögliche Fallstricke vorbereitet sind und sich angemessen auf Ihr Mitarbeitergespräch vorbereiten können.
Die neun häufigsten Fehler verbergen sich hier:
FEHLER 1:
Führungskräfte, die sich nicht auf das Personalgespräch vorbereiten, suggerieren, dass ihnen die Leistung und die Entwicklung ihrer Team-Mitglieder wenig am Herzen liegen. Die Situation kann schnell unangenehm werden, wenn das Gespräch unstrukturiert und ohne roten Faden verläuft.
Beschäftigen Sie sich als Vorgesetzte:r im Vorfeld ausgiebig mit Ihrem Gegenüber und dessen Aufgaben. Legen Sie neben Zeitpunkt, Dauer und Standort auch konkrete Inhalte fest und wie Sie diese ansprechen.
FEHLER 2:
Mit einer kurzfristigen Terminvergabe und einer gehetzten Stimmung vermitteln Sie, dass es sich dabei lediglich um eine lästige Pflicht handelt. Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument ist ein wertvolles Werkzeug, mit dem Sie den Entwicklungsprozess Ihrer Mitarbeitenden fördern und steuern. Behandeln Sie es dementsprechend und geben Sie sowohl sich als auch Ihrem Gegenüber ausreichend Zeit dafür.
FEHLER 3:
Der Begriff „Mitarbeitergespräch“ ruft häufig unterschiedliche oder missverständliche Assoziationen hervor. Während Vorgesetzte an Leistungssteigerung und Optimierungsmaßnahmen denken, träumen Mitarbeitende vielleicht eher von einer Beförderung.
Damit sich beide Teilnehmende von Anfang an auf derselben Wellenlänge begegnen, hilft es, die Themenfelder des Gesprächs vorab zu kommunizieren. Für Gehaltsverhandlungen sollten Sie generell ein separates Gespräch führen. Auf diese Weise entkoppeln Sie Geld von Leistung und garantieren einen ehrlichen und offenen Austausch, der sich auf Ziele, Fortschritte und Weiterentwicklung fokussiert.
Bei der Beurteilung der Leistung sollte stets auf konkrete Fakten und Erfolge zurückgegriffen werden, anstatt auf persönliche Eindrücke oder Vorurteile.
FEHLER 4:
Eine mangelhafte Gesprächsführung kann schnell zu unbedachten und plumpen Aussagen führen, die empathielos und von oben herab wirken. Das hat insbesondere bei Kritikäußerungen, selbst wenn sie berechtigt sind, unschöne Folgen für die Selbstwahrnehmung der Mitarbeitenden und ihrem Bild der Führungskraft. Ein Leitfaden unterstützt Sie dabei, wichtige Elemente und Themen abzuarbeiten, Essenzielles nicht zu vergessen sowie Kritik sensibel zu verpacken. Achten Sie grundsätzlich immer darauf, mit Ihrem Gesprächspartner bzw. Ihrer Gesprächspartnerin auf Augenhöhe zu kommunizieren. Das Mitarbeitergespräch sollte ein Dialog und kein Monolog sein.
Ein Tipp: Sichtweise ändern – Versuchen Sie, sich in Ihren Mitarbeitenden hineinzuversetzen sowie dessen Emotionen und Reaktionen zu deuten. So können Sie gezielt auf das Verhalten Ihres Gegenübers eingehen, wodurch eine Atmosphäre, die von Vertrauen und Wertschätzung geprägt ist, entsteht.
FEHLER 5:
FEHLER 6:
Druckausübung mittels Gehalt oder Drohungen bewirken vieles, nur meistens keine Motivation. Karrierechancen als Belohnungstaktik erwecken schnell den Eindruck gezielter Manipulation, insbesondere wenn sie nicht ehrlich gemeint sind. Beraten Sie sich in Ihrem 4-Augen-Gespräch gemeinsam, wie Sie Ziele erreichen, die im beiderseitigen Interesse liegen.
FEHLER 7:
Ohne Zielsetzung geben Sie Ihren Mitarbeitenden keine Orientierung. Konkrete, realistische und messbare Ziele sind sinnstiftend, motivierend und sorgen für einen Grund, leistungsorientiert zu arbeiten. Mitarbeitende haben somit einen Erfolgspunkt am Horizont im Blick, auf den sie fokussiert und engagiert hinarbeiten können.
Der Fokus sollte dabei auf der Entwicklung von smarten und realistischen Zielen liegen. Definieren Sie einen klaren Zeithorizont – soll das Ziel in einem Monat, einem Jahr oder zu einem anderen zukünftigen Zeitpunkt erreicht sein? So wird Problemen bzw. Missverständnissen vorgebeugt.
FEHLER 8:
Nach dem Gespräch sollte das Motto nicht „business as usual“ lauten, sonst laufen Sie Gefahr, die vereinbarten Ziele zu vernachlässigen. Das Ergebnis: Beide Seiten sind frustriert, und Sinn und Zweck des Gesprächs werden angezweifelt. Zu einem Mitarbeitergespräch gehört auch die Dokumentation über die getroffenen Vereinbarungen (z. B. in Form eines Protokolls). Mitarbeitende und ihre Vorgesetzten haben somit einen übersichtlichen Fahrplan zur Orientierung auf der künftigen Entwicklungsreise, der sich leicht nachverfolgen und ggf. anpassen lässt.
FEHLER 9:
Personalgespräche führen Sie bestenfalls nicht spontan oder nach Lust und Laune. Selbst wenn Sie als Chef viel Erfahrung auf dem Gebiet mitbringen, sollte ein System bereitstehen. Dieser Gesprächsrahmen kann wiederum ein Beurteilungssystem, arbeits- und leistungsrelevante Daten der Mitarbeitenden, individuelle und auf die jeweilige Person zugeschnittene Mitarbeiterziele sowie einen präzisen Gesprächsleitfaden enthalten. Neben Vorbereitung und Leistungsbeurteilung kann das System auch dazu dienen, gegenseitig Rückmeldung zu geben.
Die Lösung Performance & Goals von SAP SuccessFactors unterstützt Sie dabei, das Mitarbeitergespräch digital zu dokumentieren, Ziele festzulegen und einen konkreten Karriereplan für jeden einzelnen Mitarbeitenden zu entwickeln.
Eine offene und transparente Kommunikation sollte weit oben auf der Prioritätenliste eines jeden Unternehmens stehen. Mitarbeitergespräche stellen eine essenzielle Grundlage für die Entwicklung von Mitarbeitenden und die Zielsetzung des Unternehmens dar.
Vorgesetzte und Mitarbeitende müssen sich respektvoll und auf Augenhöhe begegnen, damit das Gespräch für Motivation statt Frustration sorgt. Hier sind eine gründliche Personalgesprächsvorbereitung sowie eine exakte Strukturierung notwendig, die undifferenzierte Vorwürfe und unpräzise Pauschalaussagen ausklammern und stattdessen die Weiterentwicklung und das Wachstum des Mitarbeitenden – und damit des Unternehmens – in den Vordergrund stellen.
Die Zeit nach dem Mitarbeitergespräch ist aber genauso wichtig. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie die Phase danach produktiv gestalten.
