Best Practice:

Richtiges Feedback geben – Mitarbeiterfeedback

Juni 1, 2022
Feedback geben

Konstruktives Feedback geben zu können, das auch angenommen wird, ist ein wesentlicher Faktor der Personalführung. Das Feedback entscheidet nicht nur langfristig über die Qualität der Arbeit, sondern kann auch die Arbeitsatmosphäre nachhaltig beeinflussen.

Positives Feedback wird in den meisten Firmen leider generell zu wenig gegeben, obwohl sich dadurch erwiesenermaßen Motivation und Leistung erheblich steigern lässt. Mit den richtigen Feedbackmethoden kann sogar kritisches Feedback positiv auf das Gegenüber wirken und sowohl die Leistung als auch die Leistungsbereitschaft steigern. 

Inhalt:

1. Was ist eigentlich Feedback und wieso wird es oftmals missverstanden?

Unter Feedback versteht man die Rückmeldung zur Arbeitsleistung sowie zu Soft Skills wie z. B. Teamfähigkeit. Es wird häufig mit Lob oder Kritik gleichgesetzt, ist jedoch weit mehr und kann zum wichtigen Instrument bei der Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden werden. Fremdeinschätzungen, Hinweise und Verbesserungsvorschläge unterstützen die Reflexion und Selbsteinschätzung des Feedbacknehmenden und eröffnen so neue Perspektiven. Daneben können Konflikte frühzeitig erkannt und gelöst werden. Im Fokus sollte auch immer die Definition konkreter Ziele zur Weiterentwicklung der Mitarbeitenden stehen, die geplant und verfolgt werden können. Regelmäßiges Mitarbeiterfeedback kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern sowie die Bindung Ihrer Arbeitnehmer:innen fördern.

2. Feedback geben praktisch gedacht: in nur drei Schritten optimal Feedback geben

Mit Feedback möchten Sie das Verhalten oder die Motivationslage eines Mitarbeitenden beeinflussen. Oder auf den Punkt gebracht: Positive Aspekte und Verhaltensweisen sollen verstärkt, negative reduziert werden. Dabei erfolgt das Feedbackgeben grundsätzlich in drei Schritten:

#Schritt 1
Im ersten Schritt schildern Sie, wie Sie selbst die Situation bzw. das Ereignis wahrgenommen haben.

#Schritt 2
In Schritt Nummer zwei, wie Sie diese Wahrnehmung interpretieren bzw. wie diese auf Sie wirkt.

#Schritt 3
Im dritten Schritt sagen Sie, was Sie sich wünschen, und zeigen damit konkrete Handlungsoptionen auf.

Im Rahmen eines Feedbackgesprächs können darüber hinaus verschiedene Feedbackmethoden angewandt werden. Dazu zählt zum Beispiel die Methode 360 Grad Feedback, bei der Arbeitnehmer:innen sowohl von Vorgesetzten als auch von Kolleg:innen anonym bewertet werden. So werden verschiedene Meinungen und Perspektiven in das Mitarbeiterfeedback integriert.

3. Sieben unschlagbare Feedbackregeln – die Best Practices zum Feedbackgeben

Die Art der Formulierung entscheidet darüber, wie das Feedback beim Gegenüber ankommt. Insbesondere, wenn es sich um negatives Feedback handelt, spielen die folgenden Feedbackregeln eine wesentliche Rolle. Ein professionelles Feedbackgespräch sollte immer gut vorbereitet und nicht zwischen Tür und Angel geführt werden. Online werden auch verschiedene Coachings sowie Seminare angeboten, die Führungskräfte dabei unterstützen, richtiges Feedback zu geben und zu formulieren.

REGEL 1:

Geben Sie nur Feedback, wenn Sie dazu in der Lage sind

Das bedeutet nicht nur, dass Sie die allgemeine fachliche Kompetenz haben sollten, sondern auch über die konkrete Situation Bescheid wissen sollten.

REGEL 2:

Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt

Konstruktives Feedback sollte zwar zeitnah gegeben werden, der Feedbacknehmende muss jedoch die Möglichkeit haben, es annehmen zu können. Geben Sie Ihren Angestellten Zeit, sich in neue Themen einzuarbeiten und Vorschläge umzusetzen. Ungebetenes Feedback bekommt schnell den Charakter eines Vorwurfs.

REGEL 3:

Vier Augen und vier Ohren

Insbesondere bei kritischem Feedback ist dies eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Auch bei positivem Feedback kann das Vieraugengespräch von Vorteil sein, denn dann können weitere Schritte und Ziele gleich mit besprochen werden.

REGEL 4:

Konkrete Formulierungen & Ich-Botschaften verwenden

Ihr Feedback muss nachvollziehbar sein und sollte sich auf konkrete Ereignisse beziehen. Pauschalaussagen (immer, nie, ständig etc.) sollten Sie vermeiden.

Ideal sind sogenannte Ich-Botschaften, in denen Sie Ihre subjektive Wahrnehmung beschreiben. Mit diesem einfachen Trick wird Ihr Feedback konkreter und Sie vermeiden unbeabsichtigte Bewertungsfloskeln. Vermeiden Sie zudem Konjunktiv und „aber“ Floskeln.

Beispiel #1:

Nicht:
„Sie sind in Meetings immer unvorbereitet.“

Sondern:
Mir ist aufgefallen, dass Sie bei den letzten beiden Meetings nicht ausreichend vorbereitet waren.“

Die Verwendung des Konjunktivs kommt zwar „weicher“ beim Gesprächspartner an, verwässert jedoch Ihre Aussagen. Greifen Sie lieber zum Indikativ und passen Sie Ihre Wortwahl entsprechend an: weiche Formulierungen als freundlicher Hinweis, harte Formulierungen, wenn Sie zum wiederholten Mal auf die gleiche Thematik hinweisen.

Beispielsätze zum Feedbackgeben könnten in diesem Fall so lauten:

  • „Ich wünsche mir, dass du zukünftig pünktlich bei den Terminen bist.“ (weiche Formulierung)
  • „Ich erwarte von dir, dass du beim nächsten Termin pünktlich bist.“ (harte Formulierung)

Ein Geheimtipp:
Die Verwendung von „aber“ ist im Gehirn mit Konflikten assoziiert und stellt Ihr Gegenüber auf Verteidigung ein. Wenn Sie „aber“ durch „und“ ersetzen, umgehen Sie diese Falle.

Beispiel #2:

Nicht:
„Ihre Arbeit hat mir gut gefallen, aber Sie sollten sich auf Meetings besser vorbereiten.“

Sondern:
„Ihre Arbeit hat mir gut gefallen, und wenn Sie sich demnächst noch auf die Meetings vorbereiten, bin ich rundum zufrieden.“

REGEL 5:

Bleiben Sie auf der Sachebene

Achten Sie darauf, bei Ihrer Rückmeldung nicht auf eine persönliche Ebene zu geraten, sondern bleiben Sie sachlich. Statt „Sie sind …“ verwenden Sie lieber „Sie machen …“.

REGEL 6:

Neue Handlungsoptionen und Blickwinkel aufzeigen

…ohne den Feedbacknehmenden zu belehren oder zu bewerten. Geben Sie konkrete Handlungsvorschläge und Impulse. Gibt es positive Effekte, die sich durch ein verändertes Verhalten vermutlich einstellen? Dann her damit! Dadurch bekommt Ihr Feedback besonderen Nutzen für den Feedbacknehmenden und es wird ein klarer Mehrwert geschaffen. 

Beispiel #3:

Nicht:
„Durch Ihre schlechte Vorbereitung halten Sie das Team bei Meetings unnötig auf.“

Sondern:
„Wenn Sie sich auf Meetings besser vorbereiten, können Sie das Team noch besser unterstützen.“

REGEL 7:

Einen offenen Dialog zulassen

In einem professionellen Rahmen sollte der Feedbackgebende einen Dialog auf Augenhöhe zulassen. Offene Kommunikation sowie aktives und aufmerksames Zuhören ist enorm wichtig, um wirklich zu verstehen, was den Mitarbeitenden bewegt. Deshalb sollte für ein Gespräch, in dem Mitarbeiterfeedback gegeben wird, genügend Zeit eingeplant werden. So kann eine wertschätzende Dynamik entstehen, von der beide Seiten enorm profitieren. Damit Führungskräfte wiederum Rückmeldung zur Organisation und Struktur ihres Feedbackgesprächs bekommen, können regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden.

4. Die vier schlimmsten Fehler, die Sie beim Feedbackgeben vermeiden sollten

  • Lob unter den Tisch fallen lassen.
    Achten Sie darauf, nicht nur negatives Feedback zu geben. Positives Feedback macht nicht nur gute Laune, sondern steigert auch die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeitenden.
  • Die eigene Verfassung ignorieren.
    Frustriert oder gestresst Feedback geben ist eine hervorragende Möglichkeit, es zu ruinieren: Ihre Stimmung wird sich übertragen, ein positives Feedback trüben und ein Negatives unkontrolliert werden lassen.
  • Auf die richtige Dosis kommt es an.
    Dosieren Sie insbesondere negatives Feedback auf ein erträgliches Maß und achten Sie darauf, niemanden zu überfordern.
  • Denken Sie bis zum Ende.
    Mit gutem Mitarbeiterfeedback geben Sie stets eine Richtung vor – und tragen damit auch Verantwortung.

5. Reaktionen auf negatives Feedback – das SARA-Modell

Richtiges Feedback geben erfordert Vorbereitung und Empathie für das Gegenüber. Egal wie gut verpackt das Feedback ist: Wenn es im Kern negativ ausfällt, dann reagieren Feedbackempfangende oft in mehreren Phasen, die wissenschaftlich mit dem Akronym SARA (Shock, Anger, Resistance und Acceptance) abgekürzt werden. Neben inhaltlichen Aspekten sollten Sie sich daher auch emotional auf ein Feedbackgespräch vorbereiten. So können Sie gezielt auf diese verschiedenen Phasen reagieren und eingehen.

6. Dokumentation nicht vergessen!

Eine der wichtigsten Feedbackregeln wird oftmals vernachlässigt: Dokumentieren Sie das Gespräch, die wichtigsten Erkenntnisse sowie die Vereinbarungen, die Sie mit dem Mitarbeitenden getroffen haben. Das hilft dabei, den Überblick zu bewahren, den Entwicklungsprozess zu verfolgen, und schafft Verbindlichkeiten. Wichtig dabei: Geben Sie dem Feedbacknehmenden eine Möglichkeit, die Ergebnisse und Vereinbarungen jederzeit transparent einsehen zu können. Eine sorgfältige Dokumentation des Feedbackgesprächs ist somit Voraussetzung für eine gelungene Personalführung im Rahmen des Human Resource Managements.

7. Wie aus schlichtem Feedback eine ausgewachsene Entwicklungsstrategie wird

Mitarbeiterfeedback ist situativ und blickt zurück: Was ist in welcher Situation in der Vergangenheit gut oder schlecht gelaufen? Sein Output ist in die Zukunft gerichtet: Wie kann es (noch) besser werden und was sind die nächsten Ziele, die gemeinsam erreicht werden sollen? Das zukünftige Feedback sollte daher auch immer darauf schauen, was beim letzten Feedbackgespräch vereinbart wurde.

Das Geheimnis liegt in der Regelmäßigkeit von Gesprächen mit Ihren Arbeitnehmer:innen. Wenn Gesprächsinhalte und Ziele in digitaler Form und transparent für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt und getrackt werden können, wird es einfacher, Mitarbeiterleistungen strategisch geplant zu verbessern sowie Talente zu erkennen und zu fördern. Genau hier setzt Performance & Goals von SAP SuccessFactors an. Gemeinsam mit dinext. bietet das Tool die optimale Lösung für die Dokumentation des Feedbackgesprächs mit der Flexibilität und Funktionalität eines Feedbackbogens. Das Modul vereinfacht dadurch, in jedem Unternehmen eine starke Feedbackkultur zu entwickeln und beizubehalten.

8. Fazit - Mehrwert einer starken Feedbackkultur für Ihr Unternehmen

Mit einer konstruktiven und wertschätzenden Feedbackkultur steigern Sie die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeitenden und fördern gleichzeitig Talente. Das professionelle Feedback eröffnet dem Mitarbeitenden Chancen zur Weiterentwicklung, aber auch sich als Person und seine Fähigkeiten besser einzuschätzen.

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