Der Cloud ERP-Markt erfährt seit mehreren Jahren ein stabiles Wachstum und die Nachfrage nach entsprechenden Systemen und Lösungen – insbesondere für ERP im Mittelstand – steigt weiter. Das ist nicht verwunderlich. KMU erlaubt eine erschwingliche und skalierbare ERP-Software-Lösung die Analyse von großen Datenmengen und die notwendige Transparenz in allen Sektoren des Unternehmens. In einer stark vernetzten digitalisierten Welt werden Auftragsansprüche und damit einhergehender Zeit- sowie Konkurrenzdruck immer höher. Eine ERP-Software hilft in dieser wirtschaftlichen Umgebung auch kleinen und mittelständischen Betrieben sowie aufstrebenden Start-ups dabei, Prozesse zu optimieren, Informations- und Datensilos aufzubrechen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Bei einer Cloud ERP-Lösung (ERP = Enterprise Resource Planning) handelt es sich um eine Cloud-Plattform, die nicht auf einem lokalen Business-Netzwerk zu finden ist. Stattdessen können Mitarbeitende eines Unternehmens via Internet auf die ERP-Software zugreifen. Für die zahlreichen betrieblichen und finanziellen Geschäftsprozesse diverser Abteilungen wird die IT-Infrastruktur – also Speicher, Server, Serviceleistungen, Applikationen – eines Cloud-Dienstleisters genutzt. Ein wichtiger Vorteil besteht darin, dass verschiedene Geschäftsbereiche nicht mehr zahlreiche voneinander unabhängige Insellösungen verwenden. Stattdessen sind sie miteinander vernetzt und greifen auf dieselbe Datenquelle zu, um zum Beispiel Bestands-, Auftrags- und Lieferkettenmanagement zu betreiben. Das erleichtert unter anderem eine reibungslose Kollaboration und Kommunikation.
Gegen eine überwiegend im Voraus zu zahlende Lizenzgebühr stellen ERP-Anbieter ihre IT-Ressourcen und cloudbasierte ERP-Software zur Verfügung, die meist mit einer besseren und flexibleren Funktionalität als lokale Systeme ausgestattet sind. Darüber hinaus handelt es sich bei ERP für den Mittelstand um eine kostengünstige Alternative zu entsprechenden Eigenanschaffungen. Die Nutzer:innen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während sie folgende Aufgaben dem jeweiligen Serviceanbieter überlassen:
Cloud ERPs sind für User zudem über mobile Geräte oder Desktop-Computer zugänglich. Sie ermöglichen Mitarbeitenden den Zugriff auf die notwendigen Informationen und eine breite Palette von Geschäftsanwendungen, unabhängig vom Standort, an dem sie sich gerade aufhalten. Insbesondere in einer Zeit, in der Homeoffice bzw. mobile Büros eine immer größere Bedeutung im Arbeitsleben einnehmen, stellt dieses Feature ein großes Plus für diese Art der Digitalisierung dar. Dadurch können alle Unternehmensbereiche nahtlos miteinander zusammenarbeiten.
Cloudbasierte ERPs bieten generell eine fast unbegrenzte Skalierbarkeit und eröffnen eine große Flexibilität. Sie ermöglichen einen effizienteren Geschäftsbetrieb in jeder Branche. Je nach Unternehmensanforderungen können sich Kund:innen zwischen diversen Bereitstellungsmodellen sowie Modulen entscheiden, die am besten zu ihren Abläufen und Prozessen passen. Dennoch gibt es wichtige Funktionsmerkmale, die ein entsprechendes System mitbringen muss. Die folgenden Punkte sollten nicht verhandelbar sein.
FUNKTION 1:
Der Einsatz einer ERP-Lösung ermöglicht eine optimierte Finanzkontrolle, weil Daten vereinheitlicht und an einem Ort zusammengeführt werden. Das System verbessert die Kostenrechnung und erlaubt es Manager:innen, das Budget genau zu planen und die Aufwände für Rohmaterial, Arbeit und Transport sowie andere Gemeinkosten zu erfassen. Alle finanziellen Aktivitäten wie Zahlungen an Lieferanten, Lohnzahlungen an Mitarbeitende oder Finanzprognosen lassen sich effektiv verwalten.
Das ERP kann für mehrere Abteilungen verwendet werden, ohne unterschiedliche Systeme bzw. Tools einsetzen zu müssen, was wiederum Kosten reduziert und die Produktivität erhöht. Ein schneller Zugang zu allen relevanten finanziellen Informationen ermöglicht es jedem Unternehmen, agil und dynamisch Entscheidungen über das bestmögliche weitere Vorgehen zu treffen.
Zudem wird durch die Integration von ERP-Systemen die Liquiditätsplanung vereinfacht und verbessert. Alle Zahlungsströme und Investitionen können transparent und in Echtzeit überwacht werden. Dies sorgt für eine höhere Planungssicherheit und eine optimierte Kapitalnutzung.
FUNKTION 2:
Mittels Customer Relationship Management (CRM) lassen sich Informationen in den Bereichen Marketing, Kundenservice und Vertrieb verwalten. Neben der Akquise beinhaltet das auch die Aufzeichnung von Interaktionen mit der Kundschaft sowie die Erstellung und Bewertung von Marketingkampagnen. Mit der Integrierung vom CRM ins ERP-System können Beschäftigte alle Kundendaten – wie Kontaktinformationen, Auftragshistorie und Rechnungs- bzw. Versanddetails – an einem Ort einsehen, anstatt sie über zwei verschiedene Anwendungen aufrufen zu müssen. Das spart Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand bei der Eingabe von Daten und deren Aktualisierungen. Vertriebsmitarbeitende können sich stets in Echtzeit über den Status eines Auftrags informieren, Änderungen vornehmen, Konten überprüfen und vieles mehr.
FUNKTION 3:
ERP-Programme lassen sich auch für klügere Entscheidungen im Personalwesen einsetzen, die im Mittelstand sowie bei wachsenden Unternehmen immer wichtiger werden. Die mehrfache Eingabe von HR-Transaktionsdaten ist beispielsweise nicht mehr notwendig, was den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben reduziert. Eine vereinheitlichte Datenbank vereinfacht auch in diesem Bereich Analysen und sorgt für tiefgreifendere sowie reichhaltigere Berichterstattungen, weil diese nicht mehr aus unterschiedlichen Datenquellen zusammengestellt werden müssen.
Entscheidungsträger:innen stehen auf diese Weise relevante Informationen zur Verfügung, anhand derer sie akkurat Mitarbeiter- bzw. Teamleistungen ermitteln und bewerten können. Basierend darauf sind sie z. B. in der Lage festzustellen, ob Schulungsbedarf besteht. CRM-Daten aus der Kundenbetreuung oder aus dem Vertrieb können in die Planung dieser Weiter- und Ausbildungen einfließen. Anschließend erfolgt eine Überprüfung, ob die Maßnahme erfolgreich war und sich der Output dadurch gesteigert hat.
Die Informationen über die Fähigkeiten von Mitarbeitenden und über Zertifizierungen sind zudem hilfreich für die Ausschreibung neuer Projekte. Personalmanagement-Tools wie die Zeiterfassung können in die Analyse von Auftragskosten mit einbezogen werden.
FUNKTION 4:
Der umfassende Einblick in eine Vielzahl von Datenquellen ermöglicht es Unternehmen, fundierte Bestellentscheidungen zu treffen. Darüber hinaus lassen sich exaktere Prognosen entwickeln, mit denen das Unternehmen den künftigen Bedarf ohne Überschuss decken kann. Nachbestellungen sind automatisierbar. Komponenten werden dadurch rechtzeitig geliefert und Preise fallen nicht höher aus, als für das jeweilige Produkt sinnvoll ist. ERP-Systeme können Überschussbestände, Fehlmengen und veraltete Bestände melden sowie Produkttransfers durch Wareneingang und Versand überwachen.
FUNKTION 5:
Mit den Auftragsverwaltungsmodulen erfassen Unternehmen Aufträge, überwachen ihren Status und überprüfen Liefertermine sowie Kreditlimits. Aufträge aus allen Vertriebskanälen lassen sich an einem Ort verwalten. Aus dieser Art der Effizienzsteigerung ergibt sich schließlich eine erhöhte Kundenzufriedenheit, da optimal auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Verbraucher:innen eingegangen werden kann.
FUNKTION 6:
Ein ERP-Beschaffungssystem dient der Kostenkontrolle und einem bedarfsorientierten Wareneinkauf. Hiermit lässt sich der Erwerbsprozess von der Inventaranforderung bis zum Inventar- und Rechnungseingang regeln. Das ERP-System automatisiert Aufgaben wie die Erstellung von Tracking-Nummern, die Überprüfung des Lagerbestandes sowie die Anfertigung einer Einkaufshistorie. Zudem ist eine effektivere Koordination mit Lieferanten möglich. Bestellungen können mit einem Klick erstellt und leicht überwacht werden.
FUNKTION 7:
Die Implementierung eines ERP-Systems für den Mittelstand unterstützt die Projektplanung, indem sich Aufgabendefinitionen und deren spezifische Details stets aktualisieren und abrufen lassen. Es stellt damit sicher, dass Unternehmen und ihre Mitarbeitenden Termine fristgerecht einhalten. Teams und Teamleiter:innen sind in der Lage, Projektkosten effektiver nachzuverfolgen. Hierzu gehören beispielsweise direkte Kosten für spezielle Unternehmenssoftware, Arbeitsstunden von Subunternehmern, Reise und Verpflegung, Bestellungen sowie Kilometergelder. Zu den indirekten Kosten zählen etwa Miete, Gehälter für Hilfskräfte, Softwarelizenzgebühren und Buchhaltungskosten.
Mit einer ERP-Softwarelösung lassen sich diese Ausgaben stets im Blick behalten. Außerdem ist eine detaillierte Projektanalyse möglich, indem Meilensteine skizziert, entsprechende Termine angegeben und die aufgewendeten Kosten erfasst werden. Dadurch kann Komplexität und Unübersichtlichkeit reduziert werden.
FUNKTION 8:
Bei der Planung der Produktion ist es wichtig, das benötigte Material zu ermitteln, dessen erforderliche Mengen abzuwägen sowie den Zeitpunkt festzulegen, an dem es benötigt wird. Zu hohe Bestände verursachen hohe Lagerkosten – unter anderem für intralogistische Transportmittel, Betriebspersonal, ggf. auch Miete, Instandhaltung, Energie, Beleuchtung und Heizung oder Kühlung.
Zu niedrige Warenbestände können wiederum dazu führen, dass die benötigten Artikel nicht zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Lieferengpässe und -verzögerungen sowie Herstellungsunterbrechungen sind die Folge. Schlimmstenfalls wenden sich verärgerte Kund:innen an Wettbewerber. Mit einer möglichst exakten Materialbedarfsplanung lässt sich nicht nur der Produktionsplan einhalten, sondern auch entscheidend zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Cloud ERP-Systeme für den Mittelstand ermöglichen die Abkehr von einem siloartigen Geschäftsansatz, bei dem die unterschiedlichen Fachbereiche eines Betriebs vollständig voneinander getrennt sind. Anstatt eines Modells, das die Zusammenarbeit und den Datenzugriff erschwert sowie zu unnötigen Datenduplikationen führt, ermöglicht ein cloudbasiertes ERP abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse. Somit lassen sich gemeinsame Ziele effektiver erreichen.
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Zur Branchenlösung E-Commerce Cloud Booster gehören neben dem erforderlichen SAP-Cloud-ERP-Funktionsumfang auch Leistungen wie Payment-Provider-, Versanddienstleister- und Omnichannel-Integration, Kompatibilität mit Third Party Logistics sowie mobile Fulfillment-Prozesse. Dadurch ergeben sich für Mittelständler folgende Vorteile:
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