Konstruktives Feedback geben zu können, das auch angenommen wird, ist ein wesentlicher Faktor der Personalführung. Das Feedback entscheidet nicht nur langfristig über die Qualität der Arbeit, sondern kann auch die Arbeitsatmosphäre nachhaltig beeinflussen.
Positives Feedback wird in den meisten Firmen leider generell zu wenig gegeben, obwohl sich dadurch erwiesenermaßen Motivation, Engagement und Leistung erheblich steigern lässt. Mit den richtigen Feedbackmethoden kann sogar kritisches Feedback positiv auf das Gegenüber wirken und sowohl die Leistung als auch die Leistungsbereitschaft steigern.
Unter Feedback versteht man die Rückmeldung zur Arbeitsleistung sowie zu Soft Skills wie z. B. Teamfähigkeit. Es wird häufig mit Lob oder Kritik gleichgesetzt, ist jedoch weit mehr und kann zum wichtigen Instrument bei der Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden werden. Fremdeinschätzungen, Hinweise und Verbesserungsvorschläge unterstützen die Reflexion und Selbsteinschätzung des Feedbacknehmenden und eröffnen so neue Perspektiven.
Daneben können Konflikte oder Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Im Fokus sollte auch immer die Definition konkreter Ziele zur Weiterentwicklung der Mitarbeitenden stehen, die geplant und verfolgt werden können. Regelmäßiges Mitarbeiterfeedback kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern sowie das Vertrauen und die Bindung Ihrer Arbeitnehmer:innen fördern.
Mit Feedback möchten Sie das Verhalten oder die Motivationslage eines Mitarbeitenden beeinflussen. Oder auf den Punkt gebracht: Positive Aspekte und Verhaltensweisen sollen verstärkt, negative reduziert werden. Dabei erfolgt das Feedback geben grundsätzlich in drei Schritten:
#Schritt 1
Als erstes schildern Sie, wie Sie selbst die Situation bzw. das Ereignis wahrgenommen haben.
#Schritt 2
In Schritt Nummer zwei, wie Sie diese Wahrnehmung interpretieren bzw. wie diese auf Sie wirkt.
#Schritt 3
Schließlich sagen Sie, was Sie sich wünschen, und zeigen damit konkrete Handlungsoptionen auf.
Im Rahmen eines Feedbackgesprächs können darüber hinaus verschiedene Feedbackmethoden angewandt werden. Dazu zählt zum Beispiel die Methode 360 Grad Feedback, bei der Arbeitnehmer:innen sowohl von Vorgesetzten als auch von Kolleg:innen anonym bewertet werden. So werden verschiedene Meinungen und Perspektiven in das Mitarbeiterfeedback integriert.
Die Art der Formulierung entscheidet darüber, wie das Feedback beim Gegenüber ankommt. Insbesondere, wenn es sich um negatives Feedback handelt, spielen die folgenden Feedbackregeln eine wesentliche Rolle. Ein professionelles Feedbackgespräch sollte immer gut vorbereitet und nicht zwischen Tür und Angel geführt werden. Online werden auch verschiedene Coachings sowie Seminare angeboten, die Führungskräfte dabei unterstützen, richtiges Feedback zu geben und zu formulieren.
REGEL 1:
Das bedeutet nicht nur, dass Sie die allgemeine fachliche Kompetenz haben sollten, sondern auch über die konkrete Situation Bescheid wissen sollten.
REGEL 2:
Konstruktives Feedback sollte zwar zeitnah gegeben werden, der Feedbacknehmende muss jedoch die Möglichkeit haben, es annehmen zu können. Geben Sie Ihren Angestellten Zeit, sich in neue Themen und Projekte einzuarbeiten sowie Vorschläge umzusetzen. Ungebetenes Feedback bekommt schnell den Charakter eines Vorwurfs.
REGEL 3:
Insbesondere bei kritischem Feedback ist dies eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Auch bei positivem Feedback kann das Vieraugengespräch von Vorteil sein, denn dann können weitere Schritte und Ziele gleich mit besprochen werden.
REGEL 4:
Ihr Feedback muss nachvollziehbar sein und sollte sich auf konkrete Ereignisse beziehen. Pauschalaussagen (immer, nie, ständig usw.) sollten Sie vermeiden.
Ideal sind sogenannte Ich-Botschaften, in denen Sie Ihre subjektive Wahrnehmung beschreiben. Mit diesem einfachen Trick wird Ihr Feedback konkreter und Sie vermeiden unbeabsichtigte Bewertungsfloskeln. Vermeiden Sie zudem Konjunktiv und „aber“-Floskeln.
Beispiel #1:
Nicht:
„Sie sind in Meetings immer unvorbereitet.“
Sondern:
„Mir ist aufgefallen, dass Sie bei den letzten beiden Meetings nicht ausreichend vorbereitet waren.“
Die Verwendung des Konjunktivs kommt zwar „weicher“ beim Gesprächspartner an, verwässert jedoch Ihre Aussagen. Greifen Sie lieber zum Indikativ und passen Sie Ihre Wortwahl entsprechend an: weiche Formulierungen als freundlicher Hinweis, harte Ausdrucksweise, wenn Sie zum wiederholten Mal auf die gleiche Thematik hinweisen.
Beispielsätze zum Feedbackgeben könnten in diesem Fall so lauten:
Ein Geheimtipp:
Die Verwendung von „aber“ ist im Gehirn mit Konflikten assoziiert und stellt Ihr Gegenüber auf Verteidigung ein. Wenn Sie „aber“ durch „und“ ersetzen, umgehen Sie diese Falle.
Beispiel #2:
Nicht:
„Ihre Arbeit hat mir gut gefallen, aber Sie sollten sich auf Meetings besser vorbereiten.“
Sondern:
„Ihre Arbeit hat mir gut gefallen, und wenn Sie sich demnächst noch auf die Meetings vorbereiten, bin ich rundum zufrieden.“
REGEL 5:
Achten Sie darauf, bei Ihrer Rückmeldung nicht auf eine persönliche Ebene zu geraten, sondern bleiben Sie sachlich. Statt „Sie sind …“ verwenden Sie lieber „Sie machen …“, da sonst schnell der Eindruck entstehen kann, dass Sie Ihr Gegenüber als Menschen nicht schätzen. Beobachten Sie auch die Mimik und Gestik Ihres Gesprächpartners, um durch nonverbale Kommunikation unterschiedliche Gefühle ablesen zu können.
REGEL 6:
…ohne den Feedbacknehmenden zu belehren oder zu bewerten. Geben Sie konkrete Handlungsvorschläge und Impulse. Gibt es positive Effekte, die sich durch ein verändertes Verhalten vermutlich einstellen? Dann her damit! Dadurch bekommt Ihr Feedback besonderen Nutzen für den Feedbacknehmenden und es wird ein klarer Mehrwert geschaffen.
Beispiel #3:
Nicht:
„Durch Ihre schlechte Vorbereitung halten Sie das Team bei Meetings unnötig auf.“
Sondern:
„Wenn Sie sich auf Meetings besser vorbereiten, können Sie das Team noch besser unterstützen.“
REGEL 7:
In einem professionellen Rahmen sollte der Feedbackgebende einen Dialog auf Augenhöhe zulassen. Offene Kommunikation sowie aktives und aufmerksames Zuhören ist enorm wichtig, um wirklich zu verstehen, was Teammitglieder bewegt. Deshalb sollte für ein Gespräch, in dem Mitarbeiterfeedback gegeben wird, genügend Zeit eingeplant werden. So kann eine wertschätzende Dynamik entstehen, von der beide Seiten enorm profitieren.
Damit Führungskräfte wiederum Rückmeldung zur Organisation und Struktur ihres Feedbackgesprächs bekommen, können regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden.
Eine der wichtigsten Feedback-Regeln wird oftmals vernachlässigt: Dokumentieren Sie das Gespräch, die wichtigsten Erkenntnisse sowie die Vereinbarungen, die Sie mit dem Mitarbeitenden getroffen haben. Das hilft dabei, den Überblick zu bewahren, den Entwicklungsprozess zu verfolgen, und schafft Verbindlichkeiten.
Wichtig dabei: Geben Sie dem Feedbacknehmenden eine Möglichkeit, die Ergebnisse und Vereinbarungen jederzeit transparent einsehen zu können. Eine sorgfältige Dokumentation des Feedbackgesprächs ist somit Voraussetzung für eine gelungene Personalführung im Rahmen des Human Resource Managements.
Mitarbeiterfeedback ist situativ und blickt zurück: Was ist in welcher Situation in der Vergangenheit gut oder schlecht gelaufen? Sein Output ist in die Zukunft gerichtet: Wie kann es (noch) besser werden und was sind die nächsten Ziele, die gemeinsam erreicht werden sollen? Das zukünftige Feedback sollte daher auch immer darauf schauen, was beim letzten Feedbackgespräch vereinbart wurde.
Das Geheimnis liegt in der Regelmäßigkeit von Gesprächen mit Ihren Arbeitnehmer:innen. Wenn Gesprächsinhalte und Ziele in digitaler Form und transparent für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt und getrackt werden können, wird es einfacher, Mitarbeiterleistungen strategisch geplant zu verbessern sowie Talente zu erkennen und zu fördern.
Genau hier setzt Performance & Goals von SAP SuccessFactors an. Gemeinsam mit dinext bietet das Tool die optimale Lösung für die Dokumentation des Feedbackgesprächs mit der Flexibilität und Funktionalität eines Feedbackbogens. Das Modul vereinfacht dadurch, in jedem Unternehmen eine starke Feedbackkultur zu entwickeln und beizubehalten. Darüber hinaus können Sie Ziele, Aufgaben, Leistung uvm. digital festhalten. Wird die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden gefördert, führt dies automatisch zur Steigerung Ihres Unternehmenserfolgs.
Mit einer konstruktiven und wertschätzenden Feedbackkultur steigern Sie die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeitenden und fördern gleichzeitig Talente. Das professionelle Feedback eröffnet dem Mitarbeitenden Chancen zur Weiterentwicklung, aber auch sich als Person und seine Fähigkeiten besser einzuschätzen. Die Feedbackkultur fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften und hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden.
